蘇初盛

摘 要：本文淺析教學(xué)教務(wù)管理過程中辦公軟件的應(yīng)用，通過示例剖析妙用Excel，給教學(xué)教務(wù)管理人員在材料整理上帶來益處。

關(guān)鍵詞：教學(xué)管理；辦公軟件；應(yīng)用；

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-01-00-02

教學(xué)是高校一切工作的重心，教學(xué)教務(wù)管理水平的高低直接影響著教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)質(zhì)量。心系崗位的教學(xué)管理人員，應(yīng)時(shí)刻把握這樣的服務(wù)宗旨：服務(wù)學(xué)生、服務(wù)教師、服務(wù)院系、服務(wù)教學(xué)、服務(wù)學(xué)校，簡(jiǎn)稱“五服”。“五服”管理理念[1]，體現(xiàn)出高校教學(xué)管理人員工作的繁雜性。也正因?yàn)橛羞@樣的工作理念，教學(xué)秘書日常處理事務(wù)效率的高低將直接影響著教學(xué)有序正常開展。因此，作為高校教學(xué)管理人員，若能有效地巧學(xué)妙用應(yīng)用辦公軟件（特別是Excel表格），教學(xué)教務(wù)管理人員處理數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)就會(huì)得心應(yīng)手，許多工作的開展將會(huì)如期順利執(zhí)行，同時(shí)對(duì)于提高工作效率方面起作極大的促進(jìn)作用，教學(xué)材料的整理過程也將會(huì)更加的合理，從而，保證了教學(xué)管理人員在高效地辦公[2]。

給出本文所有示例之前，需注意：因利用函數(shù)過程中，Excel表格中都會(huì)出現(xiàn)公式符號(hào)等各種格式。為了保證數(shù)據(jù)使用的準(zhǔn)確性，特別是要將含格式的表引用到其它表格中，操作者必須事先將Excel表格中格式清除，清除格式過程可按如下進(jìn)行（方法不唯一）：

使用“CTRL+A”選中含有公式的Excel表格，復(fù)制表格內(nèi)容，右擊選擇性粘貼“數(shù)值”選項(xiàng)，即可完成清除格式工作。

以上操作目的是為確保：數(shù)據(jù)復(fù)制其它Excel表格時(shí)，數(shù)據(jù)是為了確保數(shù)據(jù)引用準(zhǔn)確性。本文針對(duì)批量使用Excel處理數(shù)據(jù)時(shí)，淺析教學(xué)教務(wù)管理人員對(duì)辦公軟件的妙用，剖析使用Excel函數(shù)過程對(duì)教學(xué)教務(wù)管理中數(shù)據(jù)整理所帶來的一系列有益的影響。以下簡(jiǎn)要介紹在教學(xué)教務(wù)管理工作中，使用EXCEL整理數(shù)據(jù)時(shí)常用到的操作：

做法：直接利用程序編輯D2按以下操作“=B2&C2”，然后再相應(yīng)填充D列其它值。

分析：

該方法能快速有效完成操作，同時(shí)減少錯(cuò)誤率。

在日常的教學(xué)管理材料的收集過程中，合并數(shù)據(jù)也是常有的事。只有教學(xué)教務(wù)管理人員不斷地充實(shí)自己計(jì)算機(jī)辦公操作能力，教學(xué)教務(wù)管理人員才能夠在繁雜的事務(wù)中，有效地巧用、妙用Excel中的函數(shù)，避免傻瓜式、機(jī)械式處理數(shù)據(jù)和分析數(shù)據(jù)，從而提高工作效率。

一、高級(jí)篩選，篩選出指導(dǎo)數(shù)師數(shù)操作步驟：

首先，選擇B2列；

其次，在菜單欄中選擇數(shù)據(jù)下拉菜單中的篩選（高級(jí)篩選）

再次，在高級(jí)篩選框中方式選擇“將篩選結(jié)果復(fù)制到其它位置”，“復(fù)制到”選擇一個(gè)空白列的其中一個(gè)單元格，“選擇不重復(fù)的記錄”選上即可

二、統(tǒng)計(jì)指導(dǎo)教師帶的學(xué)生數(shù)，其函數(shù)操作步驟：

=COUNTIF（$B$2：$B$7，C2） //得出結(jié)果是，張三指導(dǎo)學(xué)生數(shù)3，后面就用填充即可。

示例4中，教學(xué)管理人員在計(jì)算教師指導(dǎo)學(xué)生數(shù)、監(jiān)考工作量等統(tǒng)計(jì)時(shí)會(huì)經(jīng)常使用到這一方法可為教學(xué)管理人員節(jié)約大量的時(shí)間。

示例5：已知基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫各信息，現(xiàn)知如下圖教師姓名及所處部門信息，其余數(shù)據(jù)假設(shè)要從已有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中調(diào)取，如何快速得到教務(wù)工號(hào)、性別、職稱、電話信息？

以“統(tǒng)計(jì)文檔”中的張三職稱引用“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)”庫為操作說明，使用函數(shù)如下：

=VLOOKUP（D3，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)！$A$2：$L$6，5，0）

上述函數(shù)使用說明：

1、“D3”表示“統(tǒng)計(jì)文檔”中D列第3行是已知數(shù)據(jù)，在引用“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)”庫文檔所處列必須放置在第A列，且必須保證“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫”中的第A列數(shù)據(jù)每個(gè)名稱唯一性。

2“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)！”表示引用庫的名稱。

3、“$A$2：$L$6”表示引用Excel表選中A列2行到L列6行的所有數(shù)據(jù)供“統(tǒng)計(jì)文檔”表進(jìn)行調(diào)取，加“$$”目的是為了在后面填充數(shù)據(jù)時(shí)仍保證中“A列2行到L列6行”數(shù)據(jù)中調(diào)取出來。否則在填充過程中，“統(tǒng)計(jì)文檔”會(huì)出現(xiàn)選中誤差。

4、“5”表示引用的數(shù)據(jù)在“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)”庫是在第5列，

5、“0”表示在“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)”庫中的精確匹配數(shù)據(jù)。

作為教學(xué)教務(wù)管理人員，示例5在教學(xué)教務(wù)材料的整理與分析中會(huì)時(shí)時(shí)碰到。如專業(yè)分流時(shí)，現(xiàn)專業(yè)學(xué)生已安排完，若要加上原專業(yè)班級(jí)信息，便可以利用EXCEL表格中的”VLOOKUP”函數(shù)進(jìn)行處理?？焖兕I(lǐng)會(huì)這一技巧便可為整理數(shù)據(jù)帶來減少大量的工作時(shí)間，當(dāng)然，使用該示例之前，操作者必須備有一份已知的原始數(shù)據(jù)。當(dāng)然，操作者必須對(duì)這一函數(shù)的使用要了若指掌，方才會(huì)運(yùn)用自如，否則使用函數(shù)后的結(jié)論便會(huì)出現(xiàn)各式各樣的錯(cuò)誤。

設(shè)計(jì)有效性控件操作步驟如下（以上圖F列作為示例說明）：

選擇F列，在菜單欄里選擇“有效性”選項(xiàng)，然后選擇“設(shè)置”，并在有效性條件“允許（A）：”中選擇“序列”選項(xiàng)，最后在“來源（S）：”輸入框中輸入“公共必修，專業(yè)必修，教師教育必修，實(shí)踐環(huán)節(jié)”（注意，詞與詞間需用英文狀態(tài)的逗號(hào)），最后選擇確定。這樣Excel表格的“F列”有效性控件便制作完成。

上圖中的校區(qū)，上課系別，年級(jí)等均可做成有效性控件形式。做控件的好處在于，無需重復(fù)錄入，只需下拉選中要求的內(nèi)容（如示例F列操作）。

設(shè)計(jì)有效性控件原則：一般只有幾個(gè)選項(xiàng)是固定不變的，且不斷地在數(shù)據(jù)列表中重復(fù)使用的，可以選擇控件進(jìn)行操作。如在教學(xué)教務(wù)管理中，教材的征訂，每學(xué)期教學(xué)計(jì)劃，公共課程的重修數(shù)據(jù)整理，畢業(yè)論文相關(guān)數(shù)據(jù)等整理都會(huì)用到有效性控件。教學(xué)教務(wù)管理人員在使用控件的優(yōu)勢(shì)在于同一類信息可以不用重復(fù)錄入，減少錄入工作量，提高自身工作效率。

以上給出了6個(gè)示例，每個(gè)示例都是本人從工作中提煉出來?？赡苓€有其它妙用Excel部分未提到，如若每一個(gè)教學(xué)管理人員對(duì)上述6個(gè)示例能夠運(yùn)用自如的話，他（她）將在整理數(shù)據(jù)方面絕對(duì)不會(huì)再毫無頭緒。事實(shí)上作為高校教學(xué)管理人員，他們?cè)诮虒W(xué)教務(wù)管理工作中，對(duì)Excel操作能力要求相比于其它非管理崗位工作人員要高出很多，因此巧學(xué)妙用Excel，會(huì)為教學(xué)教務(wù)管理人員節(jié)約因機(jī)械式復(fù)制、查找、粘貼所耗費(fèi)的時(shí)間。雖然基層的教學(xué)管理人員在整個(gè)決策方面起不到?jīng)Q策作用，但教學(xué)教務(wù)管理人員在高效的辦公過程中，會(huì)留余更多的時(shí)間去總結(jié)每一段時(shí)間教學(xué)教務(wù)管理的成效與不足。當(dāng)然，教學(xué)管理人員在總結(jié)成效與不足的同時(shí)，就有可更多的時(shí)間在其能力范圍內(nèi)整改教學(xué)管理中的缺陷，從而為后續(xù)基層的院系領(lǐng)導(dǎo)正確管理決策提供一定的理論或?qū)嵺`依據(jù)。最后，也會(huì)促使教學(xué)教務(wù)管理人員將“服務(wù)學(xué)生、服務(wù)教師、服務(wù)院系、服務(wù)教學(xué)、服務(wù)學(xué)校”的五服管理理念真正詮釋到工作中。

參考文獻(xiàn)：

[1]王麗珍，杜永光.淺談如何做好高校教學(xué)秘書工作[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2008，2：173-174.

[2]Excel Home.Excel高效辦公——學(xué)校管理[M].北京：人民郵電出版社，2008.