郭學(xué)玲

（齊齊哈爾工程學(xué)院，黑龍江省　齊齊哈爾市　161005）

應(yīng)用型本科院校的學(xué)院辦公室職能的思考

郭學(xué)玲

（齊齊哈爾工程學(xué)院，黑龍江省齊齊哈爾市161005）

本文結(jié)合應(yīng)用型本科院校實際，思考學(xué)院辦公室職能如何改革創(chuàng)新更利于學(xué)院整體運行與發(fā)展，從四種政治意識、服務(wù)意識、大局意識和創(chuàng)新意識出發(fā)，探索學(xué)院辦公室調(diào)研輔助決策，督查督辦促進貫徹落實等職能，從高從嚴(yán)加強自身建設(shè)，促進應(yīng)用型本科院校發(fā)展。

應(yīng)用型本科；辦公室職能；檔案管理

學(xué)院辦公室是學(xué)院行政的綜合辦事和協(xié)調(diào)部門，主要工作職責(zé)是：負(fù)責(zé)起草學(xué)院行政工作報告、計劃、總結(jié)，重要會議領(lǐng)導(dǎo)講話稿，審核由會議召集部門提供的領(lǐng)導(dǎo)講話稿，做好行政公文的承轉(zhuǎn)、制發(fā)、審核、管理、歸檔等工作。負(fù)責(zé)全院性重要行政會議、行政工作例會的會務(wù)工作；負(fù)責(zé)安排院領(lǐng)導(dǎo)會議、出行、接待等日常事務(wù)；負(fù)責(zé)或協(xié)調(diào)以學(xué)院或?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)名義組織的對外接待工作，根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)指示開展相關(guān)調(diào)研，形成相應(yīng)意見、建議與分析材料供院領(lǐng)導(dǎo)決策參考；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)行政職能部門之間的工作，督促檢查對于上級指示和學(xué)院行政決策、院領(lǐng)導(dǎo)重要批示的落實情況，保障政令暢通；負(fù)責(zé)組織擬訂、修訂學(xué)院行政規(guī)章制度。負(fù)責(zé)學(xué)院校名、校標(biāo)、校徽、校旗等管理和使用工作；負(fù)責(zé)管理學(xué)院行政印章、院長簽字章、合同章等印鑒事務(wù)，管理和開具學(xué)院介紹信；負(fù)責(zé)學(xué)院行政信息的收集、整理、上報以及上網(wǎng)審核工作；負(fù)責(zé)學(xué)院總值班、節(jié)假日值班安排，交接班組織及值班督促檢查工作。牽頭做好學(xué)院信息公開工作。負(fù)責(zé)學(xué)院檔案管理、重要合同管理及使用工作，對各部門的檔案工作進行指導(dǎo)。做好辦公樓報告廳、會議室的使用管理工作，完成院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)、文字材料、檔案管理、督查督辦、機要保密、行政接待等工作，是運行的中樞，是校領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，因此如何發(fā)揮學(xué)院辦公室的職能作用，是當(dāng)前機關(guān)效能建設(shè)中一項很重要的工作。

一、明確位置，牢固樹立四種意識

學(xué)院辦公室地位特殊，要做好高校辦公室工作，必須牢固樹立四種意識：

（一）樹立政治意識。

辦公室人員要堅持正確的政治方向，在思想上同校黨委保持高度一致，做到政令暢通，令行禁止。切實增強政治敏銳性和政治鑒別力，及時發(fā)現(xiàn)工作中帶有苗頭性、傾向性的問題，透過現(xiàn)象看本質(zhì)，及時向校領(lǐng)導(dǎo)反映情況，準(zhǔn)確分析問題，提出合理建議。

（二）樹立服務(wù)意識。

辦公室對外是“窗口”，對內(nèi)是各部門的“服務(wù)部”，因此，辦公室工作人員必須牢固樹立服務(wù)意識，牢記服務(wù)機關(guān)、服務(wù)基層、服務(wù)師生的宗旨，放下架子、撲下身子、踏踏實實做一名服務(wù)員、勤務(wù)員，全面提高服務(wù)質(zhì)量。

（三）樹立大局意識。

學(xué)院辦公室所處地位和承擔(dān)的職責(zé)決定了辦公室人員必須立足本職，胸懷全局，認(rèn)識問題、分析問題都要自覺從大局出發(fā)，克服片面觀念，統(tǒng)籌兼顧，正確處理好局部與全局、個人與集體的關(guān)系問題。當(dāng)大局利益與局部利益、個人利益沖突時，要毫不猶豫地服從大局利益。

（四）樹立創(chuàng)新意識。

要密切關(guān)注教育工作新動態(tài)，根據(jù)新的形勢和任務(wù)對辦公室工作的新要求，不斷探索改進辦公室工作的新思路、新辦法。同時認(rèn)真做好院領(lǐng)導(dǎo)的“參謀助手”，為領(lǐng)導(dǎo)出新點子，推動工作的開展。

二、搞好協(xié)調(diào)，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境

辦公室是聯(lián)系上下、溝通左右的“樞紐”，特別在目前職教改革的情況下，更需要加強各方面的聯(lián)系與協(xié)調(diào)，形成合力。一是加強與省教育廳和當(dāng)?shù)攸h委、政府的聯(lián)系，及時了解工作部署，確保政令暢通。二是加強與各辦學(xué)單位的聯(lián)系，把學(xué)院黨政決策及時傳達到基層，及時了解一線工作情況，為院領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供依據(jù)，并積極幫助基層解決實際困難。三要加強與各部門之間的溝通，多配合、多補臺，對涉及部門交叉的工作，要多承擔(dān)，把分工和協(xié)作很好地結(jié)合起來。四要加強與當(dāng)?shù)卣姓C關(guān)單位等有關(guān)部門的聯(lián)系，增進相互了解，贏得更大的支持和配合，創(chuàng)造一個良好的外部環(huán)境。

三、做好調(diào)研，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)

調(diào)研工作是辦公室發(fā)揮參謀助手作用的重要途徑，第一要把握重點，增強針對性。要針對不同時期的工作重點以及帶有苗頭性的問題，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)決策對不同信息的需求，及時確定調(diào)研課題。第二要解決實際問題，增強實效性。重點課題明確以后，辦公室要組織有關(guān)部門深入基層，了解情況，反復(fù)研究，形成切實可行的意見和建議，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策，達到解決問題，推動工作的目的。

四、強化督查，確保上級決策的貫徹落實

學(xué)院辦公室督查職能是保證學(xué)校各項工作部署落實到位、取得實效的關(guān)鍵。

（一）督查工作必須抓住重點。

要緊緊圍繞年度重點工作任務(wù)、辦學(xué)狀況、課程改革、科研工作、教師隊伍建設(shè)、績效考核、師德師風(fēng)建設(shè)等重點工作展開督查。

（二）督查工作必須改進方法。

要通過不定期明察暗訪等手段，盡量避免人為因素，全面客觀地反映各項工作落實情況，同時要把督查與個人或部門的獎懲結(jié)合起來，激發(fā)大家的工作積極性，達到促進工作的目的。

（三）督查工作必須鐵面無私。

督導(dǎo)檢查直接涉及部門與個人的利益，所以必須鐵面無私、公平公正，嚴(yán)格按照制度辦事，該獎的獎，該罰的罰，力戒形式主義。

五、從高從嚴(yán)，不斷加強自身建設(shè)

辦公室對外是全院的“窗口”，對內(nèi)是全院的“樞紐”。為此，必須從高從嚴(yán)加強自身建設(shè)。

（一）要弘揚“五種精神”。

辦公室人員在實際工作中要大力發(fā)揚任勞任怨的老黃牛精神、精益求精的工匠精神、奮發(fā)爭先的拼搏精神、敬業(yè)愛崗的螺絲釘精神、和諧共事的團隊精神。

（二）要加強素質(zhì)建設(shè)。

辦公室人員要按照建設(shè)“學(xué)習(xí)型組織”的要求，通過經(jīng)常性的政治業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，促進綜合素質(zhì)的大力提高，做到具有堅定正確的政治方向、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)思維能力、扎實的寫作基礎(chǔ)、從容協(xié)調(diào)各種人際關(guān)系的能力，敬業(yè)、勤業(yè)、精業(yè)、廉潔、高效，以大力推動工作的開展。

綜上，基于應(yīng)用型本科院校的發(fā)展，學(xué)院辦公室的職能亦應(yīng)與時俱進，服務(wù)應(yīng)更加側(cè)重于應(yīng)用的新型本科院校自身，加大制度建設(shè)力度的同時，重視檔案管理，創(chuàng)新督查督辦管理模式，促進學(xué)院辦公室更加高效地為應(yīng)用型本科院校的學(xué)院的發(fā)展服務(wù)。

（編輯馬海超）

Institute Office Functions of Applied Undergraduate Colleges

GUOXueling
（Qiqihar Institute OfEngineering，HeilongjiangQiqihar 161005）

In this paper，combining with the actual situation of applied undergraduate colleges，consider how the functions of college institute office reform is more conducive to the overall operation and development.From the four kinds of political consciousness，service consciousness，overall situation consciousness and innovative consciousness，explore research and assistant decision-making of college office，and supervision division to promote the functions of implementation.Strengthen the self-construction highlyand strictlyand promote the development ofapplied undergraduate colleges and universities.

applied undergraduate；office functions；file management

G46

B

1672-0601（2015）07-0022-02

郭學(xué)玲（1964.4-），女，碩士，副教授，黨建行政管理。