李蓉

摘 要：隨著社會的進(jìn)步、科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)深入到政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、教育、醫(yī)療、體育乃至我們生活的方方面面，徹底改變了人們的傳統(tǒng)生活和工作等；基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的辦公自動(dòng)化也不可避免的改變了我們文檔管理工作。本文通過對辦公自動(dòng)化的概念，發(fā)展、功能等方面進(jìn)行分析，并對辦公自動(dòng)化下的文檔管理提出相應(yīng)的分析和建議。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 文檔管理 計(jì)算機(jī)

中圖分類號：TP311.52 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）04（c）-0021-01

在科學(xué)技術(shù)日新月異、高速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等科學(xué)技術(shù)不斷的改變著人們的生活和工作的方方面面，有力地推動(dòng)著政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、教育、醫(yī)療、體育等方面的進(jìn)步，讓我們深刻的體會到鄧小平同志說過的：“科技是第一生產(chǎn)力”。基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用在解放了大量人工的同時(shí)，極大的提高了工作效率。為了準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時(shí)、完整地收錄和提供檔案信息，更好地提高體育事業(yè)文檔管理能力和水平，了解、學(xué)習(xí)和正確使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，是我們必須掌握的技能。

1 辦公自動(dòng)化的概況

1.1 辦公自動(dòng)化的概念及發(fā)展

辦公自動(dòng)化（Office Automation）縮寫為“OA”，于20世紀(jì)60年代初由歐美專家提出。在第一次全國辦公自動(dòng)化規(guī)劃討論會上，我國專家將其定義為：利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中，由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。

20世紀(jì)80年代開始，我國的辦公自動(dòng)化的發(fā)展經(jīng)由最早的以個(gè)人電腦為工具，文檔和數(shù)據(jù)的電子化逐步取代紙質(zhì)介質(zhì)；借助網(wǎng)路技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文檔收發(fā)由工作流自動(dòng)化方式取代人工方式；WEB環(huán)境下的以知識管理為核心的辦公自動(dòng)化；網(wǎng)路應(yīng)用至平臺的全新辦公自動(dòng)化網(wǎng)路平臺的應(yīng)用等階段。

1.2 辦公自動(dòng)化的功能

辦公自動(dòng)化的功能主要是借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)路、數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器等實(shí)現(xiàn)辦公的無紙化、網(wǎng)絡(luò)化以及自動(dòng)化。基本功能包括個(gè)人辦公的管理，公告、材料的生成，文檔的歸檔、管理，會議的協(xié)調(diào)、安排的管理，人事管理，公共信息的管理、查詢等等。

2 辦公自動(dòng)化下的文檔管理的基礎(chǔ)

2.1 加強(qiáng)宣傳和學(xué)習(xí)

雖然辦公自動(dòng)化推行在我國已經(jīng)有20多年，但由于人們觀念改變的遲緩，尤其是一些老同志仍依賴紙質(zhì)介質(zhì)的使用；相關(guān)部門對辦公自動(dòng)化優(yōu)勢認(rèn)識的不到位；辦公自動(dòng)化設(shè)備首次投入資金過大；現(xiàn)有文檔管理人員在熟練掌握和使用現(xiàn)有工作方法下，對全新的工作方式學(xué)習(xí)不熱心等原因，造成辦公自動(dòng)化下的文檔管理工作推行遲緩。

因此，加強(qiáng)對文檔管理人員、相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)等的宣傳尤為重要。只有在改變認(rèn)識后，人們才能夠積極、主動(dòng)的學(xué)習(xí)新知識，從而提高辦公自動(dòng)化的使用，提高文檔管理水平，

2.2 制定和完善規(guī)章制度

完善的規(guī)章制度是推動(dòng)、完成和檢驗(yàn)工作的保障，辦公自動(dòng)化下的文檔管理帶來的不僅是工作方式的改變，還影響到相應(yīng)的辦公模等式和體制的改變。所以，針對管理人員、信息安全、相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)配合等制定并完善相應(yīng)的規(guī)章制度是十分必要的。

2.3 提高相關(guān)人員的素質(zhì)水平

使用辦公自動(dòng)化進(jìn)行文檔管理的目的是為了提高工作效率，提高工作質(zhì)量，而高水平的文檔管理人員是其目的實(shí)現(xiàn)的保障。因此，在加強(qiáng)宣傳和教育的同時(shí)，對于不同職責(zé)的人員，針對其工作特點(diǎn)、要求和自身素質(zhì)能力，分階段、有針對性的進(jìn)行定期培訓(xùn)使其能夠勝任自身工作，并對與自己工作相關(guān)的崗位的工作有一定了解認(rèn)識。從而能夠依據(jù)工作的實(shí)際，具備計(jì)算機(jī)基本維護(hù)，選擇合適工作軟件、平臺和工作方法的能力，科學(xué)、合理、高效地完成工作。

3 辦公自動(dòng)化下的文檔管理要求

3.1 紙質(zhì)文檔與電子文檔并存

文件檔案是一個(gè)部門、一個(gè)單位……一個(gè)國家發(fā)展歷程的記錄和見證。傳統(tǒng)的文檔管理以紙質(zhì)文件材料為工作對象，其管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則。基于辦公自動(dòng)化下的文檔管理工作，不僅僅是對電子文檔進(jìn)行歸檔、管理，還要利用辦公自動(dòng)化平臺對紙質(zhì)（傳統(tǒng)）文檔進(jìn)行科學(xué)化管理。因此在文檔管理工作中紙質(zhì)文檔與電子文檔并存是十分重要和必要的。

3.2 電子檔案修改痕跡的可追溯性

由于電子文檔的內(nèi)容容易被修改甚至被刪除，為了確保電子文檔的原始性和真實(shí)性，應(yīng)該盡可能多的記錄電子文檔的元數(shù)據(jù)：如文件創(chuàng)建者、文件主題、格式、創(chuàng)建日期、修改日期、收件者、歸檔日期、重要程度等。設(shè)定電子檔案修改痕跡的可追溯性是保證電子文檔真實(shí)有效的重要保障。

3.3 電子文檔的備份和反病毒保護(hù)

辦公自動(dòng)化下的文檔管理工作主要由計(jì)算機(jī)、網(wǎng)路和服務(wù)器等完成，這就需要我們必須做好電子文檔的備份和反病毒保護(hù)工作：

（1）有條件的部門、單位，可以為文件檔案管理設(shè)置專用計(jì)算機(jī)。

（2）對所管理文件檔案定期備份。

（3）加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的反病毒防護(hù)工作。如安裝必要的殺毒軟件、設(shè)置訪問權(quán)限、提高計(jì)算機(jī)安全設(shè)置等級、設(shè)定用戶密碼等。

總之，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化理論和技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，在文檔管理中正確使用辦公自動(dòng)化設(shè)備和技術(shù)，能夠更好、更有效地適應(yīng)和完成現(xiàn)代化的文檔管理工作。

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