摘 要：隨著當(dāng)前我國(guó)的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)在不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案資料在社會(huì)的各項(xiàng)工作中也顯得越來(lái)越重要，而檔案資料的完整性及準(zhǔn)確性問(wèn)題也日益突出。因此，檔案管理信息化建設(shè)工作越來(lái)越受重視。本文介紹了當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問(wèn)題，通過(guò)深入分析，有針對(duì)性的提出幾方面對(duì)策來(lái)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，不斷加強(qiáng)檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用，真正提高檔案的利用效率，并完善檔案信息化建設(shè)的安全防范性能，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化建設(shè)；問(wèn)題；對(duì)策

檔案管理工作復(fù)雜而且瑣碎，但其意義重大，然而，以往陳舊、傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求，因此，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)與管理工作是十分重要的。

1當(dāng)前檔案信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題

1.1管理觀念問(wèn)題

觀念是長(zhǎng)期滯留下來(lái)的，在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)路上，由于檔案管理人員依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工檔案管理模式和方法，重“硬件”輕軟件環(huán)境，重檔案信息資源建設(shè)、輕檔案信息資源利用等落后觀念。

1.2檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用不足問(wèn)題

不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)只是盲目地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，缺乏先進(jìn)的思想理念作為指導(dǎo)，對(duì)檔案信息化建設(shè)的根本目的沒(méi)有深刻的認(rèn)識(shí)，重藏輕用，重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)而忽視檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，結(jié)果導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)效益低下。

1.3檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不完善問(wèn)題

一般來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施包括存儲(chǔ)器、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、刻錄機(jī)等。然而，當(dāng)前不少單位由于缺少應(yīng)有的資金來(lái)源保障的話，而無(wú)法為檔案信息化建設(shè)工作提供相應(yīng)的服務(wù)，同時(shí)也導(dǎo)致信息化發(fā)展受阻，無(wú)法真正滿足于檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

1.4存在安全防范性問(wèn)題

系統(tǒng)使用人員對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全重要性認(rèn)識(shí)不足，重使用輕安全。雖然制定了一些相關(guān)的制度，但由于缺乏安全意識(shí)，缺乏安全知識(shí)，制度未能嚴(yán)格地執(zhí)行，存在一定的安全隱憂。如在日常工作中，通過(guò)查看來(lái)歷不明的電子郵件的附件，從網(wǎng)絡(luò)下載、安裝軟件，打開(kāi)外來(lái)的未經(jīng)防病毒檢測(cè)的文件（如軟盤(pán)、U盤(pán)、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等）均有可能使計(jì)算機(jī)感染病毒甚至中木馬程序的侵害，導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程的停頓，工作無(wú)法正常進(jìn)行。

2解決對(duì)策

通過(guò)檔案的信息化管理，不僅可以有效的保證檔案的準(zhǔn)確性及完整性，而且可以明顯的提高檔案的查閱速度，提高檔案的使用效率，信息化管理檔案將是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)與要求。下面就如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)展開(kāi)分析：

2.1必須創(chuàng)新檔案管理理念

2.1.1檔案人員要樹(shù)立正確意識(shí)

檔案信息的保存與利用問(wèn)題具有重要的影響，而以往陳舊的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前的檔案管理工作需求。這一點(diǎn)很重要，檔案管理人員要運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，工作中要不斷創(chuàng)新檔案管理工作，更要積極接受繼續(xù)教育及終身教育，努力培養(yǎng)自己具有更深的層次、更高的綜合素質(zhì)，把自己從一般的管理者變?yōu)闄n案信息專家，由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)椤皺n案信息管理者”。

2.1.2健全信息化人才保障機(jī)制

一方面，在招錄工作人員時(shí)要有意識(shí)地錄取計(jì)機(jī)算專業(yè)畢業(yè)的技術(shù)人才，積極引進(jìn)技術(shù)開(kāi)發(fā)維護(hù)和網(wǎng)絡(luò)管理型人才，通過(guò)提升檔案信息化建設(shè)人員的專業(yè)素質(zhì)，確保檔案管理人員具有高度專業(yè)化技術(shù)水平，以便滿足在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時(shí)所需的專業(yè)素質(zhì)要求。

另一方面，通過(guò)合理配備基層工作人員，按照知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的要求，對(duì)基層工作人員進(jìn)行合理調(diào)配，把信息化素養(yǎng)較高的人員充實(shí)到合適的崗位上，做到人盡其才，提高本單位信息化建設(shè)隊(duì)伍的專業(yè)和技術(shù)水平。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)如何將學(xué)生電子文件檔案移出進(jìn)行長(zhǎng)期保存，避免出現(xiàn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)損壞或其他意外事故、自然災(zāi)害時(shí)，導(dǎo)致檔案的信息丟失。

2.2加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用

通常事業(yè)單位檔案部門(mén)現(xiàn)有的主要檔案資源仍然以紙質(zhì)資源為主，在進(jìn)行信息化管理轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，首先要對(duì)這類檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過(guò)掃描等轉(zhuǎn)換方式將紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行二次保存，可供網(wǎng)絡(luò)查詢和使用。此外，由于受檔案連續(xù)性的約束，所有的現(xiàn)存檔案文件都應(yīng)當(dāng)具有連續(xù)性，在進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變的同時(shí)，也許要擴(kuò)充部分檔案資源，將原有的檔案資料繼續(xù)完善，構(gòu)建完整的檔案資料庫(kù)。

此外，為了實(shí)現(xiàn)有效開(kāi)發(fā)利用的基本措施我院加強(qiáng)檔案管理重在開(kāi)發(fā)利用，為此必須嚴(yán)格抓好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，盡快建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)

把館藏檔案信息深入開(kāi)發(fā)，廣泛開(kāi)展檔案的文件級(jí)著錄標(biāo)引并錄入微機(jī)，實(shí)現(xiàn)檔案由實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變。

2.3統(tǒng)一、規(guī)范檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施及軟件標(biāo)準(zhǔn)

2.3.1健全檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

通過(guò)制定標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)和軟件，為檔案信息化建設(shè)奠定有利基礎(chǔ)，檔案信息化建設(shè)必須要在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、統(tǒng)一的軟件程序、統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的工作規(guī)程，才能建立起上下成線、縱橫成網(wǎng)、信息資源高度共享的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的互聯(lián)互通，推進(jìn)我國(guó)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.3.2健全檔案信息化管理制度

檔案管理部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進(jìn)一步提高規(guī)范化管理水平。借助先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，實(shí)行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機(jī)制，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，必須嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化、程序規(guī)范化、應(yīng)用法制化、管理制度化進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案資料的資源共享，真正提高檔案信息化管理的效用。

2.3.3完善基礎(chǔ)設(shè)施

加大對(duì)檔案管理部門(mén)的資金投入，為檔案管理部門(mén)配備足夠的基礎(chǔ)設(shè)施硬件，完善其基礎(chǔ)設(shè)施。檔案的收集、保管、利用都是同等重要，缺一不可，因此，檔案裝具要齊備、充足，符合規(guī)范要求，各門(mén)類、不同載體的檔案存放科學(xué)、合理、有序，既方便日常查找，又能保證突發(fā)事件中的及時(shí)搶救。

2.4提高檔案信息化建設(shè)的安全防范性能

2.4.1建立完善的電子檔案安全管理制度

檔案管理的服務(wù)性決定了檔案館要盡可能多地開(kāi)發(fā)檔案信息，以便提供利用，以達(dá)到檔案信息利用功能的最大化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享其核心是建立完善的安全管理制度和針對(duì)數(shù)字化檔案的一整套嚴(yán)格的安全措施，從每一個(gè)環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。

此外，因檔案具有保密性和機(jī)要性，除保證網(wǎng)絡(luò)安全外，還要保證檔案信息前處理工作及外聘人員的安全問(wèn)題。爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，逐步加大信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入，以保證檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。

2.4.2加強(qiáng)檔案管理人員的操作安全防范

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采用電子加密或數(shù)字簽名技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔管理。其次，檔案管理員應(yīng)當(dāng)對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行備份處理，定期檢測(cè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)存放服務(wù)器的防毒殺毒防攻擊能力。

3小結(jié)

綜上所述，只有在轉(zhuǎn)變檔案管理理念的基礎(chǔ)上，通過(guò)建立健全的檔案信息化管理規(guī)范制度，不斷開(kāi)發(fā)、利用檔案信息資源，從而提高檔案檔案的使用效率，并提高檔案信息化建設(shè)的安全性能，充分發(fā)揮檔案信息化管理的作用及實(shí)效性，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理目標(biāo)。

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作者簡(jiǎn)介

羅穎（1984-），男，湖北通城人，主要從事信息化工作，單位：廣西壯族自治區(qū)交通規(guī)劃勘察設(shè)計(jì)研究院。