高美容

(華中科技大學 物理實驗中心，武漢 430074)

當前，全國各高校在各種教學、科研項目的建設中，儀器設備擁有量成倍增加，傳統(tǒng)的儀器設備管理已不能適應新形勢發(fā)展的需要，各高校實驗室都不同程度地存在著實驗室儀器設備管理優(yōu)化的問題。大多數(shù)管理人員即使認識到儀器設備管理的重要性，也只是簡單地理解為儀器設備管理的簡單收集和整理，使得儀器設備數(shù)量的激增與儀器設備管理方法滯后之間的矛盾尤為突出。

1 高校實驗儀器設備管理的重要性

實驗儀器設備是一項極為重要的教學資源，在高校教育實踐中具有舉足輕重的重要地位。不斷加大對實驗儀器設備經(jīng)費投入、改善和提高教學軟硬件條件，是各高校提升自身核心競爭力的一個重要途徑。近幾年，隨著各高校對實驗室儀器設備投入規(guī)模的不斷增加，也給如何加強對種類數(shù)量繁多、用途各異的儀器設備的管理帶來了新的挑戰(zhàn)。

應該說，科學、規(guī)范、有效的管理工作，既能保證上級職能部門對實驗儀器設備的科學配置，又能使實驗部門和實驗技術人員對各項設備的分布情況及時了解、合理調(diào)配和充分利用，最大限度地發(fā)揮各項儀器設備的效能。同時，信息化發(fā)展進程，也對設備儀器的管理工作，提出了更新的要求。因此，如何加強設備儀器管理，并達到常規(guī)化、制度化、科學化的要求，具有現(xiàn)實必要性。

2 高校實驗室儀器設備管理中的主要問題

目前，高校實驗室儀器設備的管理工作，存在3個方面的問題:(1)對信息管理的重視程度不夠，應提高工作人員的思想認識［1］。許多從事實驗室儀器設備管理的技術人員，對儀器設備的管理沒有引起足夠的重視，只是將實驗儀器設備當做按時完成實驗上課需要的工具，認為只要能保證實驗課正常開出就行，簡單地記錄，甚至無記錄，即便有記錄，也無存檔管理的習慣。而對于每項儀器設備的性能、日常維護情況、學生在使用時發(fā)現(xiàn)或提出的問題，沒有詳細的管理記錄，更沒有給今后的儀器設備的改進、實驗教學內(nèi)容和實驗方法的改革及時提供有力的參考依據(jù)。(2)采購前審批信息與管理信息的不對接，儀器設備只是單一地記錄入庫后的信息，導致采購前審批程序信息及相關供應廠家信息割裂。(3)各項儀器管理中沒有及時開展相關的信息更新，導致局部信息失真。

3 實驗室儀器設備管理的改進措施

3.1 實驗室儀器設備管理的標準化、制度化、常規(guī)化

由于設備管理的特殊性，設備購進初期，操作人員必須將資料常備左右以便于操作，以便隨時發(fā)現(xiàn)問題與賣方接洽聯(lián)系，且儀器設備采購計劃、設備的訂貨合同、儀器設備的損壞、丟失賠償情況記錄、維修維護情況記錄和儀器設備臺賬是平時常規(guī)性的工作。只有從總體上對管理信息進行設計并建立起相關的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)儀器設備管理的標準化和常規(guī)化，才能有利于各項信息的有效綜合利用，按制度認真執(zhí)行則是管理人員素質(zhì)修養(yǎng)的重要內(nèi)容［2］。我校物理實驗中心近年來在實驗室儀器設備管理方面做了大量的工作，采取了一些有效的管理措施。例如，物理實驗中心建立起比較規(guī)范的設備管理體系。不僅建立所有儀器設備數(shù)據(jù)庫總賬，而且對由每位實驗技術人員所管理的實驗室，都建立了相應的數(shù)據(jù)庫分戶賬。具體內(nèi)容包括:財產(chǎn)號、財產(chǎn)名稱、型號規(guī)格、廠家、單價、購置日期、存放地點、管理員、移入(出)實驗室日期等，已形成了一種長期制度［3］。此外，為了確保按需、適用的原則配置儀器設備，便于從源頭上進行控制，實驗室還專門制定了物理實驗中心教學儀器設備審批表(如圖1所示)，并將上述表格作為數(shù)據(jù)庫一項重要內(nèi)容來管理，為以后查詢或出現(xiàn)責任問題落實到人，提供有力的幫助。

3.2 儀器設備管理信息向采購段延伸，為設備及時維修保養(yǎng)提供支撐

中心在推進儀器設備管理制度化的過程中，及時結合儀器設備經(jīng)費投入的不斷增加、采購量逐漸加大的實際情況，對采購流程予以統(tǒng)一規(guī)范，制定了如圖2所示的采購流程。在經(jīng)過完整的審批流程后，對通過招投標采購后的儀器設備，各種設備合同必須分年度按順序裝訂成冊，并建立索引。對儀器技術資料、儀器配件、儀器使用記錄、儀器維修、儀器借用、儀器購置單、調(diào)撥單作好專門保管，同時進入數(shù)據(jù)庫，以便儀器設備出現(xiàn)故障時獲得最快的保修和維護。

圖1 物理實驗中教學儀器設備審批表

圖2 儀器設備采購流程

長期以來，我們都保存了儀器設備驗收報告、索賠資料、精密儀器設備技術檔案、檢修記錄、使用記錄、故障報告、重大事故的調(diào)查分析處理意見、在日常使用維護中產(chǎn)生的圖紙和文件材料等。同時貴重儀器購買論證報告、技術資料、使用記錄、操作規(guī)程、維修測試情況記錄不定期檢查。中心明確要求申購單臺(套)價格在10萬元及以上的儀器設備，需填寫《大型儀器設備申購論證報告》，經(jīng)由物理實驗中心儀器設備采購小組組織專家論證后，報實驗室與設備管理處審查，方可上華中科技大學儀器設備競價網(wǎng)公開招標采購。

3.3 建立有效力的報廢儀器設備管理體制

固定資產(chǎn)報廢有兩種情況:一是由于磨損或陳舊，使用期滿不能繼續(xù)使用;二是由于技術進步，必須由先進設備替代。適當?shù)貓髲U儀器設備不僅能使實驗內(nèi)容、實驗方法及實驗資源更新?lián)Q代，同時也能使實驗室充分地擴大存放空間，從而能使實驗環(huán)境得到有效的改善。中心儀器設備報廢通常要經(jīng)過嚴格的審批制度，先由實驗技術人員填寫《華中科技大學儀器設備類固定資產(chǎn)報廢申請表》。不同的課題組選定至少3人作為鑒定小組成員，對包括儀器設備的使用年限、性能指標及報廢理由作出合理的分析、論證，對那些技術落后、超過使用周期且效率低下或無法修復的儀器設備予以報廢達成一致意見。由主管實驗室領導審閱，才能報實驗室與設備管理處審批，學校國有資產(chǎn)辦公室審查通過。最后由設備處回收，最大限度地維護了學校的利益。

3.4 建立動態(tài)的儀器設備管理方法，提升本科實驗教學質(zhì)量

3.4.1 儀器設備維修管理的日?；?/p>

實驗室儀器設備是實驗教學的重要基礎。實驗儀器良好的工作狀態(tài)，不僅能保證儀器設備較高的使用效率，而且是實驗教學順利進行的必要條件，中心對實驗室制定的設備維修記錄單如圖3所示。每次實驗結束時，實驗技術人員迅速作出維修反應。一般情況，較小的問題和故障及時解決和處理，難度較大的問題組織技術骨干或聯(lián)系廠家進行技術指導，全力保障實驗教學。大型設備專人專管，不定期請廠家的工程師對實驗技術人員進行培訓，使他們懂得一些基本的維修知識，并能簡單解決儀器設備一些小的毛病;通過維修，還可以與學生互動，學生提出問題，對實驗儀器的改進也能提供新的思路和方法。

3.4.2 開放實驗管理系統(tǒng)設立儀器設備維修管理論壇

為了讓儀器設備維修更好地服務于教學，中心在開放實驗管理系統(tǒng)單獨開辟一個模塊——物理儀器設備維修管理論壇，并將設備維修論壇與物理實驗課程管理及設備運行的管理模式協(xié)調(diào)一致。該論壇模塊如圖4所示。

圖3 物理實驗中心儀器設備維修記錄單

圖4 儀器設備維修管理論壇模塊

在實驗進行的過程中，實驗技術人員對儀器設備的運行狀態(tài)非常關注，如有儀器設備出現(xiàn)故障，即時發(fā)布到該論壇，技術人員可隨時查看設備運行信息，大家還可就如何維修進行討論，同時設備維修需要何配件由設備管理人員負責采購或調(diào)配。

4 結束語

為了提高教學質(zhì)量，近年來各高校斥巨資、花大力氣投入教學實驗室建設，購置的儀器設備的種類在不斷增多［4］。我們中心要面對全校7 000多名本科生的物理實驗課，實驗技術人員所承擔的實驗室建設任務和實驗儀器維護任務繁重，只有及時通過儀器設備檔案管理系統(tǒng)完備的信息和相關信息變更做到及時化，才能使得實驗技術管理人員更加準確和全面地掌握各種教學儀器設備的現(xiàn)狀，及時維修和保養(yǎng)，發(fā)揮儀器設備的最大使用效益。同時，為了明確責任，各項檔案管理信息變更時，或更換管理員時，相關各方要辦理交接和簽字制度，避免出現(xiàn)職責不清、責任不明的問題。實踐證明，管理和教學相輔相成、相互促進，在實驗教學中均不可或缺。

［1］曾愛華，劉婕，冼進，等.高校實驗室資產(chǎn)管理方法的改進與實現(xiàn)［J］.實驗技術與管理，2011，28(3):198－201.

［2］楊威.提高大型儀器設備的綜合管理水平［J］.實驗技術與管理，2012，29(2):176－177.

［3］賴蕓，盧晨.高校實驗室設備全生命周期管理模型構建［J］.實驗室研究與探索，2012，31(2):192－194.

［4］朱建峰.關于高校教學儀器設備過程管理探討［J］.實驗技術與管理，2010，27(9):200－201.