王玉武

佳木斯大學(xué)

1 高校干部人事檔案管理和利用現(xiàn)狀

1.1 現(xiàn)階段高校干部人事檔案的管理方式

目前高校人事檔案管理模式各有不同，主要有組織、人事部門管理的，檔案館管理的，人才中心管理的，高校干部人事檔案歸應(yīng)歸哪個(gè)部門管理更為科學(xué)合理，對(duì)于是否并入高校檔案綜合管理，還沒(méi)有定論。筆者認(rèn)為，高校干部人事檔案的管理不應(yīng)并入高校檔案館管理，一是按《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，其業(yè)務(wù)主要是與組織、人事部門聯(lián)系的更為緊密；二是人事檔案動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)與其他檔案比較有特殊性；三是查、借閱檔案有特殊要求；綜上所述干部人事檔案不應(yīng)歸檔案館管理。

1.2 高校干部人事檔案管理與利用存在的主要問(wèn)題及成因

1）檔案材料不全，可參考價(jià)值低

按干部人事檔案材料收集制度的規(guī)定，人事檔案材料主要為十大類，這十大類材料主要是為組織、人事工作服務(wù)的，而反映高校教師教學(xué)水平、科研水平，論文、論著、業(yè)務(wù)專長(zhǎng)的材料較少。檔案中缺少反映新時(shí)期商品經(jīng)濟(jì)條件下，人們?cè)谏鐣?huì)生活中的銀行信用等材料。

檔案意識(shí)薄弱，有的教職工進(jìn)修學(xué)習(xí)的材料、碩士、博士等材料不能及時(shí)歸檔，學(xué)習(xí)培訓(xùn)結(jié)束后，部分教師將檔案材料放在自己手里，伺機(jī)跳槽。絕大部分教職工，檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)年度考核等檔案材料填寫(xiě)不認(rèn)真。個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對(duì)鑒定等評(píng)價(jià)材料不認(rèn)真，致使年度考核、鑒定和評(píng)價(jià)材料后悔缺少參考價(jià)值，很難準(zhǔn)確反映教職工的真實(shí)工作情況。嚴(yán)重影響了干部人事檔案的質(zhì)量，使檔案失去了應(yīng)有作用。

2）查、借閱手續(xù)繁瑣，利用率較低

現(xiàn)階段絕大部分高校教職工的人事檔案是參照干部檔案來(lái)管理的，按《干部檔案工作條例》的規(guī)定：查、借閱干部檔案，利用單位必須派二名以上中共黨員干部，持《查閱干部人事檔案審批表》和工作證，到干部人事檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。對(duì)持行政介紹信或調(diào)查證明材料介紹信查閱檔案者，干部人事檔案管理部門不予受理。不得擅自拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容，對(duì)于確因工作需要利用檔案材料取證的，必須經(jīng)過(guò)干部檔案處（科）負(fù)責(zé)人審批后方可復(fù)制提供。干部人事檔案原則上不外借，確因工作需要必須借出使用時(shí)須申報(bào)理由，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人審批同意，方可借閱。任何人不得利用任何理由查（借）閱本人及其親屬的檔案。較為復(fù)雜、嚴(yán)格的手續(xù)，有利于干部人事檔案的保密，這種干部人事檔案在保密狀態(tài)下的管理模式，在客觀上既缺少群眾的監(jiān)督，為極少數(shù)造假者提供了便利，也為干部人事檔案材料信息的合理利用設(shè)置了障礙。

3）信息化水平不高，工作效率較低

現(xiàn)代社會(huì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在許多行業(yè)部門已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，但在干部人事檔案管理部門，應(yīng)用水平不高，信息化程度較低，許多高校雖然使用了計(jì)算機(jī)，但僅僅是建立了查閱的索引目錄，沒(méi)有使用干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)，未能實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的數(shù)字化管理，沒(méi)有建立個(gè)人的電子檔案，查、借閱干部人事檔案時(shí)仍采用手工操作方式，反復(fù)使用原件，這樣既浪費(fèi)了人力物力，效率低下，又直接影響到干部人事檔案的完整與安全。

4）檔案管理人員配備少，素質(zhì)差次不齊

按《干部檔案工作條例》規(guī)定：每1000卷檔案配備1名專職檔案管理人員，此規(guī)定為1990年中組部的規(guī)定。在當(dāng)時(shí)條件下，能夠滿足工作需要，現(xiàn)今，人事檔案歸檔案材料增加，利用頻繁，高校教職工繼續(xù)學(xué)習(xí)的學(xué)歷及短期培訓(xùn)材料，每一年的職稱評(píng)聘、年度考核、表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料、干部任免材料等都需要進(jìn)入人事檔案，整理工作任務(wù)繁重。職稱評(píng)聘、工資改革、房補(bǔ)、干部任免、離退休、高校人才流動(dòng)等工作，使干部人事檔案利用頻繁，原有管理人員配備標(biāo)準(zhǔn)已不能適用工作需要。

檔案專業(yè)人員缺乏，由于歷史原因，高校配備的干部人事檔案管理人員多為老、弱、病等，檔案專業(yè)畢業(yè)的人員較少，素質(zhì)較低。對(duì)干部人事檔案的收集、分類、整理、歸檔等業(yè)務(wù)不熟悉。此外，由于個(gè)別檔案管理人員不安心檔案工作，總是伺機(jī)跳槽，隊(duì)伍建設(shè)相對(duì)較差，也就很難提高業(yè)務(wù)水平。

2 搞好高校干部人事檔案的管理與利用問(wèn)題的主要途徑

2.1 拓寬干部人事檔案的收集渠道，豐富檔案內(nèi)容，增強(qiáng)可用性

按干部人事檔案材料收集的要求，把應(yīng)歸檔材料收集歸檔，而且更應(yīng)體現(xiàn)和側(cè)重高校特點(diǎn)，將反映教學(xué)、科研水平成果的材料，本人的業(yè)務(wù)專長(zhǎng)、科研項(xiàng)目的材料以及教職工的社會(huì)兼職、銀行信用等材料收集歸檔，使干部人事檔案材料內(nèi)容更豐富，更具有參考價(jià)值，增強(qiáng)干部人事檔案的實(shí)用性。

2.2 增強(qiáng)檔案意識(shí)，嚴(yán)格審核，保證檔案材料的真實(shí)準(zhǔn)確

準(zhǔn)確真實(shí)是干部人事檔案存在的價(jià)值，如果檔案不準(zhǔn)確、不真實(shí)，檔案也就失去了存在的意義。應(yīng)加強(qiáng)檔案法規(guī)普及宣傳教育，增強(qiáng)高校教職工特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，對(duì)進(jìn)入干部人事檔案的材料進(jìn)行嚴(yán)格審核，對(duì)年度考核、鑒定、政審、干部任免等容易形成簡(jiǎn)單、雷同或帶有主觀傾向性的材料，實(shí)行層層把關(guān)。明確責(zé)任，對(duì)于提供了虛假人事檔案材料的部門領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行問(wèn)責(zé)制，加強(qiáng)處罰力度，避免人事檔案造假，保證人事檔案的真實(shí)準(zhǔn)確，使檔案真正具有遴選人才依據(jù)的價(jià)值。

2.3 區(qū)分級(jí)別，分類管理，拓寬干部人事檔案利用渠道

現(xiàn)高校干部人事檔案是在較為封閉狀態(tài)下運(yùn)行的，基本上是組織、人事部門經(jīng)常查、借閱干部人事檔案，這種管理方式已經(jīng)不能更好地適應(yīng)現(xiàn)階段國(guó)家人事制度改革的需要。應(yīng)改變干部人事檔案的查閱制度。一是按干部級(jí)別將檔案查閱權(quán)分為廳級(jí)、處級(jí)、科級(jí)、普通干部（教師）等幾個(gè)等級(jí)，實(shí)行不同級(jí)別不同的查閱審批管理辦法。二是將現(xiàn)有干部人事檔案材料實(shí)行區(qū)別對(duì)待，對(duì)于不需要保密的學(xué)歷、學(xué)籍、職稱、職務(wù)、科研水平等材料可以適當(dāng)開(kāi)放。而對(duì)于政審、干部任免考察材料等政治性較強(qiáng)仍然實(shí)行保密來(lái)管理。這樣實(shí)行分級(jí)分類管理、適當(dāng)開(kāi)放干部人事檔案，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，使干部人事檔案真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.4 提高檔案管理水平，強(qiáng)化干部人事檔案信息化建設(shè)

應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，增加投入，配備相應(yīng)設(shè)備，開(kāi)發(fā)較為完善的人事檔案管理軟件，將人事檔案材料整理錄入計(jì)算機(jī)，建立并完善干部人事檔案電子檔案及數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，避免反復(fù)調(diào)用檔案原件，提高干部人事檔案管理的工作效率。

2.5 加強(qiáng)干部人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)

根據(jù)新形勢(shì)干部人事檔案工作的需要，按要求配齊檔案管理人員。應(yīng)注重選拔思想政治素質(zhì)高，具有一定檔案專業(yè)知識(shí)，年富力強(qiáng)的黨員干部充實(shí)到檔案人員隊(duì)伍中。要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，分期分批培訓(xùn)，進(jìn)行學(xué)習(xí)提高，強(qiáng)化對(duì)干部人事檔案管理過(guò)程中的疑難問(wèn)題進(jìn)行研究探討，提高檔案管理人員的整體水平。要加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案工作的檢查、指導(dǎo)，切實(shí)把檔案管理人員的日常工作與年終考核、提職晉級(jí)相結(jié)合，從而督促檔案管理人員提高自衛(wèi)身素質(zhì)。

總之，高校干部人事檔案應(yīng)拓寬收集渠道，豐富檔案內(nèi)容，保證人事檔案材料的真實(shí)準(zhǔn)確，拓寬干部人事檔案利用途徑，為高校及社會(huì)發(fā)展提供快速、準(zhǔn)確、全面的干部人事檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。

[1]程越峰，溫曉玲.高校人事檔案管理模式的改革探討與理性思考.山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2004（05）

[2]樂(lè)利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策.科技風(fēng)，2008（24）