文/金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館 劉穎

伴隨20多年的城市化大潮，“農(nóng)轉(zhuǎn)非”一度是個(gè)香餑餑，但最近幾年在部分省市卻出現(xiàn)了逆轉(zhuǎn)。以2010年浙江省戶籍管理部門公布的數(shù)據(jù)為例，該省“農(nóng)轉(zhuǎn)非”數(shù)量從2004年時(shí)的57.7萬人降到了2009年的18.9萬人，降幅高達(dá)67%；與此同時(shí)，《浙江日?qǐng)?bào)》以浙江農(nóng)林大學(xué)為范本統(tǒng)計(jì)，2008年至2010年間，戶口遷入學(xué)校的新生比例逐年下降，分別為25.7%、18.6%和11.8%。浙江省是經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)省份，隨著城市的發(fā)展，城郊的土地價(jià)格逐年上升，還得獲得集體收益的分成，農(nóng)村戶籍顯而易見地可以獲得大量的經(jīng)濟(jì)利益。加上近年來惠農(nóng)政策不斷出臺(tái)，使得農(nóng)村戶口日益受到歡迎?！胺寝D(zhuǎn)農(nóng)”的程序大同小異，其中與高校檔案館有著本質(zhì)聯(lián)系的就是“必須提供本人的畢業(yè)證或畢業(yè)證明”。高校檔案館迎來了大批因遺失畢業(yè)證書來補(bǔ)辦相關(guān)證明的曾經(jīng)的在校在，而高職院校檔案館這種現(xiàn)象尤為突出，那是因?yàn)楦呗氃盒５那吧泶蠖嗍?nèi)幾所中專合并升格而成，而在“非轉(zhuǎn)農(nóng)”范圍內(nèi)的1995年至2003年前入學(xué)的這些中專生就業(yè)形式并不算好，賦閑在家或自謀職業(yè)的情況較為多見，符合“非轉(zhuǎn)農(nóng)”的政策范圍。于是，大量的社會(huì)人員涌入曾經(jīng)就讀高職院校檔案館找尋與之相關(guān)的檔案以供使用。

一、高職院校檔案服務(wù)概況

我國絕大多數(shù)高校是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下成長壯大起來的，在管理模式上有一定的計(jì)劃性經(jīng)濟(jì)的封閉性。高校檔案管理模式也與之相適應(yīng)的封閉，而高職院校因?yàn)槠鸩酵?，檔案管理模式基本參照于高校檔案管理的模式，即自己學(xué)校產(chǎn)生的檔案自己保管，并供自己學(xué)校所利用。以我校為例，在合并前，需并的五所中專學(xué)校均有自己所獨(dú)立的綜合檔案室，屬于學(xué)校機(jī)構(gòu)或?qū)儆谛＾k公室，均不對(duì)社會(huì)提供檔案服務(wù)。合并升格為學(xué)院后，五所中專學(xué)校的文書檔案和學(xué)籍檔案均交由校檔案館管理。根據(jù)1989年國家教育委員會(huì)6號(hào)令（《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，以下簡稱“6號(hào)令”）規(guī)定，高校檔案館應(yīng)按規(guī)定向全校和社會(huì)開放檔案。高校檔案館對(duì)社會(huì)開放檔案有了一定的依據(jù)和義務(wù)。但“6號(hào)令”同時(shí)又規(guī)定，不具備成立檔案館條件的高校設(shè)立綜合檔案室，高校檔案室所保存的檔案，主要供本校利用。由于認(rèn)識(shí)和條件的不同，高校基本上成立了檔案，但許多高職院校多成立綜合檔案室。其實(shí)不管從館藏?cái)?shù)量還是檔案工作，檔案館與檔案室的服務(wù)性質(zhì)是一樣的，但就是這一字之差，高職院校檔案的服務(wù)是否應(yīng)像高校獨(dú)立的檔案館那樣面向社會(huì)提供檔案服務(wù)就成了高職院校檔案服務(wù)的疑問。

二、高職院校檔案面向社會(huì)已有法令支持

2008年教育部27號(hào)令（《高等學(xué)校檔案管理辦法》，以下簡稱“27號(hào)令”）規(guī)定：高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定公布檔案。與“6號(hào)令”不同的是，“27號(hào)令”將公布檔案的責(zé)任同時(shí)賦予檔案館與綜合檔案室，范圍明顯擴(kuò)大，高校檔案服務(wù)定位趨于合理。與此同時(shí)，伴隨高職院校辦學(xué)自主權(quán)的不斷擴(kuò)大，高職院校逐步成為獨(dú)立的校內(nèi)檔案館。但“27號(hào)令”用“公布檔案”替代了“開放檔案”，關(guān)鍵詞的差異對(duì)檔案服務(wù)也提出了不同的要求，對(duì)高校及高職院校的檔案社會(huì)化服務(wù)帶來不同的影響。

三、高職院校檔案服務(wù)面向社會(huì)是社會(huì)的迫切要求

在日新月異的今天，高校的的展對(duì)社會(huì)的發(fā)展起著越來越大的作用。高校檔案是高校師生的智慧之精華，合理被社會(huì)利用將起到不可估量的推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的作用。特別是高職院校課程與研究的設(shè)置多是根據(jù)當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)、文化、科技發(fā)展而設(shè)，所產(chǎn)生的研究成果更是針對(duì)性地對(duì)當(dāng)?shù)匾恍┛茖W(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)文化的發(fā)展起著關(guān)鍵的指導(dǎo)作用，社會(huì)對(duì)高職院校檔案的需求呼吁聲越來越高。另一方面，高職院校盡可能充分地開放本校檔案，提供本校檔案的利用效益，也有助于擴(kuò)大本校的社會(huì)影響，為本校發(fā)展贏得越來越優(yōu)質(zhì)的社會(huì)資源與社會(huì)環(huán)境，為高校實(shí)現(xiàn)辦學(xué)的社會(huì)化與國際化營造良好的條件。因此，高職院校的檔案服務(wù)均應(yīng)在做好本校檔案服務(wù)利用的同時(shí)，積極思考能滿足社會(huì)對(duì)高職院校檔案的需求，在一定程度上開放本館檔案，為學(xué)校和社會(huì)提供交流的渠道。

四、高職院校檔案服務(wù)面向社會(huì)提升了檔案文化建設(shè)

隨著高職院校外聘實(shí)訓(xùn)教師與雙師型人才的增多，越來越多的社會(huì)文化形成了高職院校特有的文化檔案，之后的檔案資源整理也是檔案文化，因?yàn)闄n案工作的全部活動(dòng)在一定意義上都可以歸納為對(duì)歷史文化的記錄保存加工和傳播，其中的檔案的傳播的最主要表現(xiàn)形式就是檔案的服務(wù)，在進(jìn)行檔案服務(wù)的同時(shí)也宣傳了檔案知識(shí)，使社會(huì)人員有了一定的檔案觀念，檔案工作人員在服務(wù)的同時(shí)也向社會(huì)了解了檔案加工保存服務(wù)的文化信息，檔案服務(wù)提升了檔案文化建設(shè)。

五、高職院校檔案面向社會(huì)服務(wù)構(gòu)想

高職院校管理信息化程度、檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀的差異決定了不同高職院校在選擇檔案社會(huì)化服務(wù)策略時(shí)應(yīng)有所不同。

（一）檔案服務(wù)面向社會(huì)的程序

在檔案信息服務(wù)方面，高職院校檔案部門應(yīng)積極借鑒社會(huì)各檔案館的經(jīng)驗(yàn)，仔細(xì)分析社會(huì)對(duì)高職檔案館藏利用的內(nèi)容和形式，設(shè)計(jì)符合本校特點(diǎn)的具有可操作性的服務(wù)流程、服務(wù)管理流程，摸索出一套適應(yīng)高職院校特點(diǎn)的檔案面各社會(huì)服務(wù)體系，從根本上提升高職院校檔案服務(wù)質(zhì)量。還可通過宣傳海報(bào)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)向師生及社會(huì)宣傳本校檔案面向社會(huì)服務(wù)的一些流程、程序等，既方便了利用者，也進(jìn)行了一定的檔案宣傳。

（二）高職校檔案面向社會(huì)服務(wù)的內(nèi)容

根據(jù)利用內(nèi)容的統(tǒng)計(jì)初步設(shè)計(jì)檔案社會(huì)化服務(wù)內(nèi)容是做好高職院校檔案社會(huì)化服務(wù)的一大提升。根據(jù)“非轉(zhuǎn)農(nóng)”利用統(tǒng)計(jì)看來，一般社會(huì)需要為：畢業(yè)生錄取名冊(cè)、畢業(yè)證書號(hào)認(rèn)證、入學(xué)時(shí)戶口遷入及畢業(yè)時(shí)戶口遷出證明；根據(jù)幾年的利用統(tǒng)計(jì)分析來，社會(huì)利用除上述內(nèi)容以外，還需要學(xué)籍材料、課程設(shè)置材料等,主要是為已畢業(yè)的學(xué)生出國之所用；還有一些校內(nèi)的科技檔案，可以在符合《檔案法》和校內(nèi)實(shí)際情況的情況下適可而止地開放。

（三）檔案服務(wù)面向社會(huì)的形式

在信息化的今天，檔案社會(huì)化服務(wù)的形式可謂多種多樣，高職院校檔案部門根據(jù)本校的情況理性地進(jìn)行選擇。除了傳統(tǒng)的復(fù)印利用形式以外，高職院校檔案部門也可嘗試采取以下服務(wù)方式：

1.檔案寄存服務(wù):通過開展人事檔案代存,為離校教工和沒有落實(shí)就業(yè)單位的畢業(yè)生解除后顧之憂。從“非轉(zhuǎn)農(nóng)”利用看來，當(dāng)時(shí)許多畢業(yè)生存在戶口未能及時(shí)遷回原處，并且造成了大量人事檔案的遺失，使這些畢業(yè)生不得不到處奔波找相關(guān)資料補(bǔ)辦檔案，造成了經(jīng)濟(jì)和精神上的損失。檔案寄存服務(wù)可以有效解決這個(gè)問題，但畢業(yè)生檔案量大且流動(dòng)性大也給檔案部門管理帶來一定的難度。

2.遠(yuǎn)程服務(wù):通過電話答疑、郵寄資料、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等,盡可能地滿足社會(huì)各方面的利用需求。在網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，人們的諸多需求都是通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)的。檔案事業(yè)的發(fā)展向來是與時(shí)俱過的，早在十多年前，檔案工作的指導(dǎo)者們都已提出了檔案數(shù)字化、信息化的要求。經(jīng)過十多年的發(fā)展，越來越多的高校和高職校檔案館在檔案數(shù)字化信息化的工作上已有長足的發(fā)展。館藏檔案已有技術(shù)有能向公眾提供遠(yuǎn)程服務(wù)，檔案服務(wù)部門也不應(yīng)固守傳統(tǒng)的工作方式與服務(wù)方式，應(yīng)思考更好更新的方式提供檔案服務(wù)，提升檔案文化。我們高職院校的檔案工作人員應(yīng)該從政府的網(wǎng)絡(luò)化辦公、教育部門的網(wǎng)絡(luò)化辦公、圖書的網(wǎng)絡(luò)傳播的影響看到檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的前景，開展順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的人們的活動(dòng)方式與心理訴求的檔案網(wǎng)絡(luò)社會(huì)服務(wù)。

在《檔案法》修訂中，立法理念是從以“保密是原則、公開是例外”為主轉(zhuǎn)變到“以公開為原則、以不公開為例外”上來，可謂是順應(yīng)了時(shí)代和社會(huì)對(duì)檔案利用的期盼，作為一名檔案工作者，更應(yīng)遵循法律，順應(yīng)形勢，把新的理念和工作思路運(yùn)用到檔案服務(wù)工作中，為檔案文化建設(shè)添磚加瓦。

[1]中華人民共和國教育部令第 27號(hào).高等學(xué)校檔案管理辦法[S].2008-8-20.

[2]國家教育委員會(huì)令第6號(hào).普通高等學(xué)校檔案管理辦法[S].1989-10-10.

[3]胡鴻杰.檔案與文化[J].檔案學(xué)通訊,2004(5):12—14.

[4]陳永生.檔案利用現(xiàn)象的歸納與分析[J].檔案學(xué)通訊，2004(6):28-31.

[5]葉小洋.高校基建檔案為專業(yè)教學(xué)服務(wù)探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011(9):42.