俞曉薇

摘要：本文在分析辦公室作為促進(jìn)公司高效運(yùn)轉(zhuǎn)的“推進(jìn)器”、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的“參謀部”和公司管理中樞地位以及作用基礎(chǔ)上，指出辦公室工作性質(zhì)特別適合和非常需要精細(xì)化管理，并就辦公室如何圍繞中心和服務(wù)大局開展精細(xì)化管理進(jìn)行全面闡述和提出具體的實(shí)施舉措，將對辦公室精細(xì)化管理起到促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：保險公司；辦公室；工作；精細(xì)化管理

當(dāng)前中國保險業(yè)正處于加快發(fā)展的重要戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型期，同時也處于保險主體的迅速增加和保險市場競爭加劇的矛盾期，面對公司經(jīng)營環(huán)境的多變性和決策環(huán)境復(fù)雜性以及員工思想的不確定性，辦公室的工作效能和精細(xì)化管理水平對于公司的穩(wěn)健發(fā)展尤為重要，必須通過創(chuàng)新的思維、精細(xì)化的管理和注重細(xì)節(jié)的敬業(yè)精神來達(dá)到公司發(fā)展對辦公室工作的新要求。

一、辦公室的地位和作用

辦公室是公司的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心和指揮中心，具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等主要職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準(zhǔn)確的工作超前性、較精準(zhǔn)的細(xì)節(jié)掌控性以及較高超的協(xié)調(diào)能力和較深的文字功底。辦公室在公司經(jīng)營管理中主要發(fā)揮如下作用：一是要做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手作用，不但要善于調(diào)研，更要善于謀劃，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供服務(wù)。二是要起到橋梁和紐帶作用，通過組織和協(xié)調(diào)以及督辦來確保公司各項(xiàng)目標(biāo)和任務(wù)的順利完成。三是要協(xié)調(diào)好與各新聞媒體的關(guān)系，重點(diǎn)做好公司品牌和產(chǎn)品的宣傳策劃，放大宣傳效應(yīng)，提高公司社會影響力。四是要協(xié)調(diào)好與政府等外部單位的關(guān)系，要通過經(jīng)常協(xié)調(diào)聯(lián)系，溝通情況，努力建立與地方政府主管部門的融洽關(guān)系，以準(zhǔn)確傳導(dǎo)好公司領(lǐng)導(dǎo)意圖，爭取得到地方政府主管部門的重視和支持。五是要做好公司的后勤和安全保障工作，確保公司各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。

二、精細(xì)化管理的理念和效能

精細(xì)化管理是以精細(xì)操作和注重細(xì)節(jié)管理為基本特征，通過制定和貫徹標(biāo)準(zhǔn)、提高員工素質(zhì)和強(qiáng)化執(zhí)行力，達(dá)到提高企業(yè)和部門整體效益的管理方法。企業(yè)的每位員工都是企業(yè)精細(xì)化管理的對象、載體和參與者， 也是企業(yè)精細(xì)化管理的主體和實(shí)施者， 只有員工都參與到精細(xì)化管理中去， 精細(xì)化管理工作才能高效開展和高質(zhì)量完成， 才有可能落到實(shí)處并取得實(shí)效。

辦公室的工作性質(zhì)特別適合和非常需要精細(xì)化管理，通過對辦公室實(shí)施服務(wù)專業(yè)化和管理精細(xì)化能夠使辦公室的各項(xiàng)工作規(guī)則更加系統(tǒng)化，使得辦公室服務(wù)的水平更加程序化、規(guī)范化、數(shù)據(jù)化，讓辦公室內(nèi)部管理的各個單元能夠同時精確、高效、協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)。精細(xì)化管理的本質(zhì)特征就是重細(xì)節(jié)，強(qiáng)調(diào)過程管理；重具體，強(qiáng)調(diào)措施落地；重質(zhì)量，強(qiáng)調(diào)服務(wù)水準(zhǔn)。精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)做好辦公室工作中的小事，在細(xì)節(jié)上追求精益求精，以求達(dá)到最佳效果。保險公司辦公室作為促進(jìn)公司高效運(yùn)轉(zhuǎn)的“推進(jìn)器”和輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的“參謀部”，在公司全局工作中有著舉足輕重的作用，強(qiáng)化公司辦公室的精細(xì)化管理對促進(jìn)公司管理水平的提升至關(guān)重要。

三、辦公室精細(xì)化管理的建議和思考

1.全力推進(jìn)責(zé)任文化

一是建設(shè)責(zé)任文化不但可以提高辦公室整體的凝聚力和向心力，還可以形成一種無形的競爭力，有利于促使辦公室員工自主提高自身綜合素質(zhì)，不斷改進(jìn)工作作風(fēng)，努力成為崗位專家。二是倡導(dǎo)責(zé)任文化是提升辦公室整體管理水平的有效途徑，讓辦公室工作人員全面樹立起精細(xì)化管理的理念和精細(xì)化工作的習(xí)慣，再結(jié)合辦公室管理中的制度化和程序化，則能更為有效扎實(shí)地推進(jìn)辦公室精細(xì)化管理工作的全面推進(jìn)。三是作為公司企業(yè)文化建設(shè)職能部門，辦公室要研究制定提升文化力的辦法措施，要組織開展文化力提升項(xiàng)目，用先進(jìn)的文化管理工具，梳理文化要素，明確文化定位，推動文化執(zhí)行。

2.牢固樹立精細(xì)化的服務(wù)意識

（1）辦公室工作的核心是服務(wù)，辦公室要寓管理于服務(wù)中，樹立服務(wù)意識、明確服務(wù)目標(biāo)、規(guī)范服務(wù)行為，把服務(wù)貫穿于工作的始終。

（2）辦公室工作千頭萬緒，要在紛繁復(fù)雜的工作中，做到游刃有余，就需要不斷加強(qiáng)系統(tǒng)性建設(shè)和專項(xiàng)性工作，通過系統(tǒng)思考、統(tǒng)籌兼顧、提升專業(yè)技能和精細(xì)化管理水平，實(shí)現(xiàn)辦公室工作的有序和高效。

（3）辦公室人員要提高三種能力，即專業(yè)力、執(zhí)行力和文化力。專業(yè)力就是體現(xiàn)辦公的質(zhì)量效率，執(zhí)行力體現(xiàn)應(yīng)急響應(yīng)能力，文化力是軟實(shí)力的核心，更具可持續(xù)影響力，與硬實(shí)力如車之兩輪，鳥之兩翼，協(xié)同前進(jìn)。

（4）辦公室工作要搭建“三個平臺”，即綜合管理平臺、品牌宣傳平臺和網(wǎng)站信息平臺。通過系統(tǒng)管理平臺建設(shè)，不斷提高綜合服務(wù)保障能力，大力提升公司品牌和產(chǎn)品的宣傳實(shí)力，使得公司品牌價值與業(yè)務(wù)發(fā)展同步增長，文化力與執(zhí)行力有效提升，努力將辦公室建設(shè)成為創(chuàng)新、高效、勤儉、務(wù)實(shí)的學(xué)習(xí)型和服務(wù)型團(tuán)隊(duì)，從而為公司內(nèi)外提供更好的服務(wù)與支持。

（5）要政務(wù)服務(wù)重于事務(wù)服務(wù)。政務(wù)服務(wù)優(yōu)劣直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策貫徹落實(shí)的好壞。政務(wù)服務(wù)貫穿于整個中心工作，滲透到工作的每一個層面。在決策前，辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的外腦和助手，提出有價值的參考意見。在決策后，要善于迅速制定出落實(shí)方案，在縝密中體現(xiàn)果敢，在細(xì)致中突出效率，協(xié)調(diào)和督促各單位和部門原原本本地貫徹落實(shí)。

3.著力培養(yǎng)精細(xì)化的敬業(yè)精神

（1）辦公室人員的綜合素質(zhì)、工作能力和敬業(yè)精神，對內(nèi)代表著辦公室整體的管理素養(yǎng)，而對外則代表著公司的形象與作風(fēng)，因此辦公室工作人員要在日常工作中加強(qiáng)自身修養(yǎng)，提高自身的綜合素質(zhì)，關(guān)注工作中的細(xì)節(jié)，并把注重細(xì)節(jié)逐漸固定化到辦公室人員的日常工作行為習(xí)慣之中。

（2）辦公室人員要善于在繁雜中沉著冷靜地理出工作思路，突出重點(diǎn)服務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點(diǎn)就是重點(diǎn)，推進(jìn)工作的難點(diǎn)就是重點(diǎn)。當(dāng)然，重點(diǎn)也往往因時因地而異，一個階段有一個階段的重點(diǎn)，一項(xiàng)工作又有一項(xiàng)工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，在具體操作中，學(xué)會準(zhǔn)確捕捉，冷靜思索，科學(xué)把握。在重大決策前，掌握實(shí)情，大膽諫言就是重點(diǎn)；在貫徹落實(shí)中，積極協(xié)調(diào)，真督實(shí)查就是重點(diǎn)；在落實(shí)后，認(rèn)真總結(jié)，掌握規(guī)律，及時反饋就是重點(diǎn)。抓不住重點(diǎn)就沒有工作效率，服務(wù)也就難以到位。

（3）要小中見大，突出要事服務(wù)，僅僅做到這些也還是不夠的，還要在仔細(xì)、周密和嚴(yán)謹(jǐn)上下功夫，在重點(diǎn)服務(wù)中突出要事服務(wù)。在辦公室服務(wù)的全過程中，貌似小事未必是小事，要增強(qiáng)工作的敏感性，善于發(fā)現(xiàn)和抓住“一滴水見太陽”的閃光點(diǎn)，舉一反三，做好大局文章。

（4）不要以事雜而亂為。辦公室工作頭緒很多，任務(wù)瑣碎繁雜。辦公室人員要知重知輕，避免重要工作沒抓住，次要工作用過了勁，使過了頭。還要知上知下，吃透了上情，辦事才有方向，才有主心骨。摸透了下情，辦事才有的放矢和真抓實(shí)干。

（5）不要以事急而盲為。辦公室固定式和程序化的工作多，但意料外和突發(fā)性的事情也會隨時出現(xiàn)。在這種情況下，辦公室人員必須政治敏感、頭腦冷靜、沉著應(yīng)付，切忌自亂陣腳。不管事情多么突然，多么緊急，首先要冷靜地進(jìn)行分析，及時做出解決方案并按領(lǐng)導(dǎo)要求協(xié)調(diào)相關(guān)單位，組織力量進(jìn)行處理。

（6）不要以事難而怕為。在應(yīng)付處置事務(wù)中，不乏一些超出預(yù)見，超出職責(zé)，難以預(yù)料的事情，且這種事對于辦公室而言又常常是沒有退路的。對這些難事，辦公室人員要不怕攬矛盾，不怕受委屈，不怕得罪人，不怕找麻煩，遇到的事情不管多難也要群策群力和想方設(shè)法加以解決。

4.制定和落實(shí)精細(xì)化的管理制度

（1）精細(xì)化管理的核心就是創(chuàng)造和固化出一種精細(xì)和可行的標(biāo)準(zhǔn)和制度，而這種標(biāo)準(zhǔn)和制度，完全是以有效、可行、合理的信息作為基礎(chǔ)，即使管理者真正的離開或是不再對員工行使管理權(quán)力的時候，這種管理標(biāo)準(zhǔn)和制度還是存在的，對員工的管理動力還會在無形之中繼續(xù)下去的，這才是真正的和有效的管理。因此辦公室人員要善于將自己捕捉和積累的細(xì)節(jié)與經(jīng)驗(yàn)固化到管理標(biāo)準(zhǔn)和制度中去，并發(fā)揮它真正和持久的作用。

（2）辦公室是公司與外部溝通和聯(lián)系的重要渠道，同時也是保持內(nèi)部各項(xiàng)信息交流、溝通以及協(xié)調(diào)各部門間統(tǒng)一、協(xié)作關(guān)系的樞紐。隨著社會的發(fā)展與進(jìn)步，辦公室工作也需向科學(xué)化、精細(xì)化和規(guī)范化的方向發(fā)展。

（3）精細(xì)化管理，歸根結(jié)底是細(xì)節(jié)管理。而精細(xì)化管理觀念的拓展，正是基于細(xì)節(jié)管理之上。辦公室在日常的管理過程中要善于發(fā)現(xiàn)和捕捉有效的細(xì)節(jié)，并需具有創(chuàng)新管理的思想意識，這樣才可以真正地把精細(xì)化管理的思想進(jìn)一步拓展開來并運(yùn)用到辦公室工作的方方面面。

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