摘 要：對于任何機關(guān)、單位或者是企業(yè)來說，辦公室都是一個綜合管理部門，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)結(jié)內(nèi)外，保證各項管理工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐。辦公室的管理是否科學以及科學化程度如何，直接關(guān)系到所在單位的形象和管理效能的高低。就如何提升辦公室管理工作作些探討。

關(guān)鍵詞：辦公室；管理工作；提升

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）13-0211-02

辦公室是各級機關(guān)、企事業(yè)單位的中心辦事機構(gòu)和綜合協(xié)調(diào)部門，是溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、維護全局的橋梁和紐帶，是確保各項工作順利開展的“中樞神經(jīng)”。當前，科學技術(shù)迅猛發(fā)展，特別是辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展日新月異，要求辦公室進一步解放思想、更新觀念，充分運用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、門戶網(wǎng)站、辦公自動化等現(xiàn)代科技手段以及現(xiàn)代管理系統(tǒng)理論，著力推進宣傳、信息采集、辦公方式和內(nèi)部管理工作創(chuàng)新，全面提升辦公室工作效能，促進各項工作登臺階、上水平。

一、充分認識辦公室管理工作的重要性

辦公室是一個單位的“窗口”，地位和作用非常重要。一方面辦公室是綜合性辦事部門，是保持一個單位正常運轉(zhuǎn)的“橋梁”和“紐帶”。另一方面，從提高辦公室整體效率看，機關(guān)各業(yè)務(wù)部門只負責本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作，而每一項工作的各個環(huán)節(jié)的合理、準確、及時的銜接，都要靠辦公室綜合協(xié)調(diào)、處理、解決。

1.辦公室管理關(guān)系到領(lǐng)導的決策水平。辦公室作為輔助領(lǐng)導決策的主要部門，承擔著為領(lǐng)導收集信息、傳遞信息和提供咨詢意見的重要任務(wù)。其本身管理的科學化，將有助于更好地發(fā)揮為領(lǐng)導決策服務(wù)的參謀咨詢作用和耳目作用，為領(lǐng)導提供全面、及時、準確的信息，從而促進和提高領(lǐng)導的決策水平。

2.辦公室管理關(guān)系到系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。全局工作能否順利進行、各方面的溝通和聯(lián)系是否順暢，取決于辦公室這個“樞紐”作用的發(fā)揮程度。因此，辦公室管理的科學化，將會更好地發(fā)揮辦公室的樞紐作用，理順各方面的關(guān)系，溝通領(lǐng)導與部門之間、部門與部門之間的聯(lián)系，促進整個管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。

3.辦公室管理影響機關(guān)的辦事效率和服務(wù)質(zhì)量。辦公室承擔著公文處理、會議管理、信息處理、印章管理、信訪工作、機要保密工作、公關(guān)接待工作以及領(lǐng)導臨時交辦的工作等大量的日常性工作。這些工作繁雜瑣碎，如管理不善，極易造成混亂，導致效率低下、服務(wù)質(zhì)量差。而實行科學化管理的辦公室，能夠分清輕重緩急，忙而不亂、有條不紊、先后有序地處理日常行政事務(wù)，能夠協(xié)助領(lǐng)導者迅速找出行政執(zhí)行過程中的種種障礙，避免部門與部門之間互相推諉、扯皮現(xiàn)象的發(fā)生，從而大大提高辦事效率和服務(wù)質(zhì)量。

二、辦公室管理的主要內(nèi)容

1.辦公室的主要職能。從行政管理的角度來看，辦公室面對的工作主要是上級部門以及本單位下達的各項行政工作，面對的人員主要是領(lǐng)導和各部門工作人員。辦公室的行政管理職能主要有四個方面：一是助手作用。辦公室對上級機關(guān)的部署結(jié)合本單位領(lǐng)導的意見貫徹執(zhí)行并組織實施和檢查落實執(zhí)行結(jié)果，對加強機關(guān)管理、維護正常工作秩序、保證工作質(zhì)量起到組織、執(zhí)行的重要作用。二是參謀作用。辦公室人員要經(jīng)常深入工作一線，了解基層情況并聽取意見、總結(jié)經(jīng)驗、提出改革建議，及時向領(lǐng)導匯報并提出建設(shè)性參考意見，作好領(lǐng)導參謀。三是協(xié)調(diào)作用。辦公室在管理工作中需要負責協(xié)調(diào)工作，以維持正常的工作秩序，及時轉(zhuǎn)達傳送上級主管部門以及本單位領(lǐng)導的各項指示精神，主動協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系。起著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用。四是保障作用。既要保證上級主管部門以及本單位分派和布置的各項具體事務(wù)工作及時有效地完成，保證領(lǐng)導集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要同單位內(nèi)各部門建立良好的工作關(guān)系，傾聽他們的意見，充分調(diào)動員工的積極性，齊心協(xié)力完成各項任務(wù)。

2.辦公室管理的科學內(nèi)涵。辦公室管理的科學化蘊涵著豐富的內(nèi)涵。就當前實際情況看，主要包括辦公室管理的制度化、程序化和自動化。一是制度化。辦公室管理的制度化，是指辦公室的管理有一套健全而又切實可行的規(guī)章制度，將辦公室的辦事規(guī)程、行為準則以條文的形式確定下來，把辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中，使辦公室的工作有章可循，有法可依。應著重抓好幾項制度如：崗位責任制、會議制度、公文處理的制度、接待制度、安全保密制度等。二是程序化。程序化的管理可使各項管理活動按照一定的秩序有準備、有步驟、有條不紊、循序漸進地進行，促進和實現(xiàn)辦公室管理的正?；?。它主要包括公文處理程序、會議安排程序、接待工作程序、印章使用程序等。制定程序時必須注意程序的可行性、有序性、系統(tǒng)性和簡捷性。三是自動化。辦公自動化為辦公室信息的收集和傳遞，公文的處理以及其他管理工作創(chuàng)造了良好的條件，大大地提高了辦事效率，促使辦公室管理由傳統(tǒng)的、經(jīng)驗的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代的、科學的管理。

三、提升辦公室管理工作的探討

1.要加強辦公室自身的隊伍建設(shè)。一要合理配置辦公室內(nèi)部機構(gòu)，合理配置辦公室內(nèi)部機構(gòu)是實現(xiàn)辦公室管理科學化的重要前提和基礎(chǔ)。只有合理地設(shè)置辦公室的內(nèi)部機構(gòu)和配備工作人員，使辦公室有一支較高理論水平、政策水平和較好的文字寫作能力、公關(guān)協(xié)調(diào)能力的精干隊伍，才能確保辦公室各項工作的順利開展。二要切實加強辦公室隊伍的思想作風建設(shè)。辦公室人員必須注重學習，要有克己奉公、富于奉獻的精神，不圖名、不為利，甘當“鋪路石”。要主動為領(lǐng)導服務(wù)，為基層服務(wù)，為職工、群眾服務(wù)。要發(fā)揚實事求是精神，深入調(diào)查研究。要盡可能走出辦公室，深入到實際中去，了解實際情況，掌握最新動態(tài)，向領(lǐng)導提供全面、準確、及時的信息。同時，主動做好查辦督辦等工作。同時，還要謙虛謹慎、熱情待人，從根本上杜絕“門難進、臉難看、事難辦”現(xiàn)象的發(fā)生。無論是日常工作的處理還是內(nèi)外來訪的接待，都要熱情周到、文明禮貌，切忌態(tài)度冷淡、盛氣凌人。三要注重業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，使辦公室人員具有較寬的知識面和較強的工作能力。辦公室的工作頭緒多、內(nèi)容雜、聯(lián)系廣、綜合性強，這必然要求辦公室人員具有較寬的知識面，具有較強的綜合分析能力、組織協(xié)調(diào)能力、文字表達能力、社交能力和干練的辦事能力等，以適應辦公室管理科學化的需要。

2.要正確處理好各種矛盾。一是大局和小局的矛盾。辦公室作為一個綜合部門，要求辦公室把“一切服從大局，一切服務(wù)大局”作為工作的出發(fā)點和落腳點，當部門工作與機關(guān)的整體工作、小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時候，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。二是主動和被動的矛盾。辦公室工作的服務(wù)性職能決定了其工作的被動性，但要做好辦公室工作，又必須發(fā)揮主動性，善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動著手，提前準備，對領(lǐng)導臨時交辦的任務(wù)、應急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要有靈活的應變能力，做到忙而不亂。同時要積極適應領(lǐng)導的工作思路，想領(lǐng)導之所想，謀領(lǐng)導之所謀，把問題想在前面，把工作做在前頭，主動做好超前服務(wù)。三是“過”與“不及”的矛盾。為領(lǐng)導出主意、當參謀，一定要把握“度”，掌握分寸。辦公室在領(lǐng)導決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。要想領(lǐng)導之所想，急領(lǐng)導之所急，要為領(lǐng)導決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。要積極諫言，但不能瞎摻和。

3.要充分利用現(xiàn)代科技，提高管理效能。一要強化公開、宣傳和溝通功能。辦公室要強化新聞宣傳意識，宣傳本單位政策、領(lǐng)導講話、重要會議、重大活動等方面的內(nèi)容。要注重網(wǎng)上溝通聯(lián)絡(luò)，主動建立網(wǎng)上專題論壇、領(lǐng)導信箱及投訴信箱、網(wǎng)上民意調(diào)查、網(wǎng)上視頻對話等欄目，提供一個網(wǎng)民參與意見收集的渠道，主動收集、及時處置民情民意，增加與網(wǎng)民及其他方面溝通和交流的渠道和機會，推動黨政機關(guān)依法施政、科學決策和企事業(yè)單位有序發(fā)展。要建立高效、有序的運行和維護制度與機制，門戶網(wǎng)站應有專人負責日常維護和更新，宣傳內(nèi)容有專人負責采編、上傳，網(wǎng)上專題論壇、領(lǐng)導及投訴信箱、網(wǎng)上民意調(diào)查有專人負責處理和反饋，網(wǎng)上視頻對話有專人組織和落實，同時建立考核獎懲機制，確保有序運行。在加強監(jiān)督和管理、保證信息安全和服務(wù)質(zhì)量的前提下，也可積極探索資源外包的模式，把非關(guān)鍵性和非決策性業(yè)務(wù)流程和環(huán)節(jié)規(guī)范化后外包，實現(xiàn)服務(wù)的社會化，以提高效率、降低成本。二要運用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，搭建信息采集的平臺。信息采集、匯總、上報是辦公室服務(wù)領(lǐng)導的重要工作，除了利用內(nèi)部工作網(wǎng)絡(luò)、平面媒體和信訪等傳統(tǒng)渠道外，還必須充分運用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，搭建快捷平臺，全方位、快速收集各類相關(guān)信息，為領(lǐng)導決策服務(wù)。三要運用辦公自動化技術(shù)，構(gòu)建工作運行快速系統(tǒng)。辦公室工作頭緒繁多，面對繁雜的工作，必須主動引入和使用辦公自動化技術(shù)。

4.運用系統(tǒng)管理理論和方法，推進辦公室內(nèi)部管理工作創(chuàng)新。一是建立一體化、相對封閉的管理系統(tǒng)。整合辦公室工作職能、工作人員及分工、辦公設(shè)備、領(lǐng)導決策程序等各種資源和要素，作為一個系統(tǒng)和整體來統(tǒng)籌和安排，建立一整套管理體系，并利用辦公自動化系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)，使辦公室工作流程清晰、職責清楚、責任明確，從而實現(xiàn)辦公室工作的程序化、系統(tǒng)化和規(guī)范化。二是建立人本管理系統(tǒng)。管理人員要努力保持各部分之間的動態(tài)平衡、相對穩(wěn)定，以便適應情況的變化，達到預期目標。辦公室要全面實施人力資源戰(zhàn)略，建立以人為中心的管理體系，形成尊重人、依靠人、發(fā)展人、為了人的考核獎懲、選拔任用制度和機制，發(fā)揮全體人員的積極性和創(chuàng)造性，增強辦公室的整體活力和凝聚力。三是建立公開透明的運行系統(tǒng)。除需要遵守國家保密規(guī)定和商業(yè)秘密外，有關(guān)情況還應當適時適度對外和對內(nèi)公開，實行透明化運行。辦公室要加快建立行政權(quán)力網(wǎng)上公開透明運行系統(tǒng)，使所有行政權(quán)力上網(wǎng)運行，接受有效監(jiān)督，打造“陽光政務(wù)”。