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        Word中郵件合并功能的應(yīng)用

        2012-05-25 08:54:14王凱洪曉藝
        卷宗 2012年3期
        關(guān)鍵詞:數(shù)據(jù)

        王凱 洪曉藝

        摘要:郵件合并是Word中一項(xiàng)強(qiáng)大的高級(jí)功能,利用它可以快速有效地按照格式要求批量處理文字和圖片數(shù)據(jù),生成Word文檔,進(jìn)而大幅提高工作效率。

        關(guān)鍵詞:Word;郵件合并;數(shù)據(jù)

        一、郵件合并的功能特點(diǎn)

        在日常辦公中,使用Word中提供的郵件合并功能可以快速有效地按照指定格式批量的將數(shù)據(jù)源中的圖文數(shù)據(jù)組織并生成Word文檔,如批量制作打印榮譽(yù)證書、準(zhǔn)考證、錄取通知書、成績單、工資條等。不僅極大的減少了重復(fù)性操作,提高了工作效率和質(zhì)量,而且能保證生成文檔內(nèi)容、格式的統(tǒng)一。

        實(shí)現(xiàn)郵件合并功能,前提條件是要有包含所需字段的數(shù)據(jù)源及已按照格式要求排版完成的一份Word文檔作為主文檔或稱模板文檔,之后就可以使用郵件合并功能將數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)合并到主文檔并打印或輸出目標(biāo)文檔。

        本文從高校學(xué)籍管理中常用的學(xué)生學(xué)籍卡的批量制作入手,探討郵件合并功能的應(yīng)用。

        二、帶照片學(xué)籍卡的制作

        1、設(shè)計(jì)主文檔

        主文檔或稱模板文檔,包含文本、表格、格式設(shè)置等固定不變的內(nèi)容。使用Word根據(jù)要求,結(jié)合數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)內(nèi)容制作學(xué)生學(xué)籍表。

        值得一提的是,主文檔中如有使用表格管理數(shù)據(jù)的情況,需選擇表格并右擊打開快捷菜單,在級(jí)聯(lián)菜單“自動(dòng)調(diào)整”中選擇“固定列寬”菜單項(xiàng),用來保證合并后表格樣式不會(huì)由插入數(shù)據(jù)元素的多少或大小而發(fā)生變化,尤其是批量插入圖片文件時(shí)。此外,準(zhǔn)備批量插入圖片的單元格可以適當(dāng)更改單元格邊距,從而保證圖片文件的顯示效果。

        2、準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

        只要能使用SQL語句控制的數(shù)據(jù)都可被用來作為數(shù)據(jù)源,如SQL server、Access、Excel等,因此郵件合并功能的實(shí)質(zhì)即為對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢并顯示??紤]到Excel在日常辦公中使用頻率較高,學(xué)生學(xué)籍信息的導(dǎo)入較為容易,在此選擇使用Excel制作數(shù)據(jù)源文件,將數(shù)據(jù)錄入到工作表中。

        需要注意的是,如果郵件合并的數(shù)據(jù)元素有圖片,只需將圖片在計(jì)算機(jī)中的絕對(duì)路徑錄入單元格即可,但是需要把“”書寫為“\”。如絕對(duì)路徑為:“D:照片

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