張淑卿

東北油氣分公司，吉林長春 130062

數(shù)字檔案館在油田建設中的應用

張淑卿

東北油氣分公司，吉林長春 130062

數(shù)字檔案館的建設是數(shù)字化油田建設的重要組成部分，而如何完整、準確、規(guī)范的進行檔案信息資源建設，并通過網(wǎng)絡的方式，進行信息共享，提供方便、快捷、安全的信息資源利用方式，則是數(shù)字檔案館建設成果的重要體現(xiàn)方式之一。本文從東北油氣分公司檔案信息化現(xiàn)狀著手，通過分析現(xiàn)階段檔案信息化建設成果及其應用效果、開展檔案資料數(shù)字化的建設思路，概括了檔案館信息資源建設過程中應當堅持的原則，并提出了東北油氣分公司數(shù)字檔案館信息資源建設的一些看法和建議。

數(shù)字檔案館；檔案信息；資源建設

1 檔案數(shù)字化建設的意義

1.1 數(shù)字檔案館發(fā)展趨勢和必要性

21 世紀是寬帶多媒體信息世紀，資源共享是全球化發(fā)展的必然趨勢，構(gòu)架在計算機技術(shù)和網(wǎng)絡環(huán)境之上的數(shù)字檔案資源是檔案信息開發(fā)與網(wǎng)絡建設的主流趨勢。而建立數(shù)字檔案館的最終目的，是為了使檔案館對檔案信息的管理和利用能夠更大限度地發(fā)揮作用。

隨著科技信息技術(shù)發(fā)展，檔案載體目前正面臨著一個更新?lián)Q代的重要歷史時刻，大量電子文件、電子檔案的涌現(xiàn)已經(jīng)對檔案工作產(chǎn)生巨大影響，檔案管理、保管保護、利用的理念、對象、體制和工作方式都在經(jīng)歷著重大變革。新的數(shù)字化信息層出不窮，大量傳統(tǒng)載體檔案信息堆積如山，要實現(xiàn)歷史檔案與未來檔案的有機鏈接，檔案部門必須盡快配備適合于數(shù)字信息存儲、發(fā)布的先進設施，制定適應數(shù)字檔案信息收集、管理、利用的一整套標準體系，研究和成功運用適宜數(shù)字化環(huán)境下的新的管理模式。為了合理規(guī)范的對不斷涌現(xiàn)的數(shù)字檔案進行有效管理，新的管理模式和管理機制必須快速形成，以此來保證整個檔案工作戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型任務順利完成。

數(shù)字檔案館這種館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化的特點。將使數(shù)字檔案作為21世紀檔案館發(fā)展的方向，使傳統(tǒng)檔案館的功能進一步增強和擴展，社會地位和社會價值進一步提高。數(shù)字檔案館的產(chǎn)生和發(fā)展，也促使檔案館保存和再現(xiàn)社會記憶的能力大大加強。

近幾年來，國土資源部以及中石油、中石化等相關(guān)管理機關(guān)相繼出臺了地質(zhì)資料電子文件管理辦法，絕大多數(shù)的地質(zhì)檔案資料都上交了電子版本。這為地質(zhì)檔案資料管理應用的升級奠定了良好的基礎。

1.2 東北油氣分公司檔案信息化現(xiàn)狀分析

近幾年股份公司在勘探開發(fā)生產(chǎn)領(lǐng)域?qū)π畔⒒ぷ鞣浅Ｖ匾?，各油田對信息化在油氣勘探中所起作用都有了深刻的認識。

在東北油氣分公司多年的勘探開發(fā)科研生產(chǎn)中，產(chǎn)生了大量研究成果，這些成果凝聚著廣大研究人員的勞動和心血，是油田重要的信息資產(chǎn)。由于歷史的原因,分公司綜合檔案館保存的科研資料主要是以未電子化的紙介質(zhì)資料為主，如各種成果報告資料、各種圖件、各種技術(shù)文檔等。其中有部分是以電子文檔的方式存在，大部分是以紙介質(zhì)方式存在。內(nèi)容涉及企業(yè)科研生產(chǎn)以及經(jīng)營管理等眾多方面，是非常珍貴的資料，有的甚至是孤本，有重要的保存和使用價值。但這些資料目前存在著管理分散、缺乏規(guī)范、利用率低、再利用和檢索成本大等種種不足，不但管理起來工作繁雜，成本高昂，而且無法轉(zhuǎn)化為可用的信息資產(chǎn)。

隨著東北油氣分公司勘探開發(fā)工作的進一步深入，在日常的科研生產(chǎn)過程中，各級科研人員對地質(zhì)資料的瀏覽、借閱需求不斷提高。東北油氣分公司綜合檔案館作為分公司檔案資料管理的職能部門，雖然在目錄級信息化方面取得了一點成績，但目前還只能提供簡單的目錄檢索和紙質(zhì)資料的瀏覽、借閱，無法進行基于資料數(shù)字化基礎上的網(wǎng)上查詢?yōu)g覽，而且管理手段單一、效率低下，已經(jīng)不能適應當前油氣勘探開發(fā)、科研生產(chǎn)工作的需要。隨著數(shù)字油田的建設進程,油田信息化的要求全面提高，檔案信息數(shù)字化管理就顯得相對滯后。

以信息化工作及其成果作為各項檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時期檔案信息化管理的核心內(nèi)容，這不僅對東北油氣分公司的信息資產(chǎn)化有至關(guān)重要作用，而且對加快股份公司資料整體信息化工作也是不可或缺的組成部分。

2 東北油氣分公司檔案信息化建設工作進展及取得的成果

2.1 檔案信息化建設的總體規(guī)劃

東北油氣分公司檔案信息化建設的目標和主要任務是：以建設數(shù)字化檔案館為目標，本著檔案信息化建設和數(shù)字化油田建設同步，技術(shù)與管理并重的原則，加強檔案信息化基礎設施建設，大力開發(fā)完善中石化推廣的地質(zhì)資料管理系統(tǒng)，以此系統(tǒng)為依托，全面實行電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化，進一步完善以檔案信息資源建設為核心內(nèi)容的檔案數(shù)據(jù)庫建設，以滿足公司各方面對檔案信息資源的需求，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。

2.2 檔案信息化基礎設施建設

1）標準、規(guī)范建設。統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理系統(tǒng)建設方案，對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理及“數(shù)字檔案館”的入館及安全管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施，這對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義；

2）基礎設施建設。大力加強檔案館基礎設施建設，公司檔案部門要配備適應數(shù)字檔案館的檔案數(shù)據(jù)存儲及相關(guān)現(xiàn)代化設備，以適應檔案信息化發(fā)展的需要，這是檔案信息化工作的基礎；

3）檔案管理系統(tǒng)建設。2008年以來，檔案館以股份公司地質(zhì)資料信息系統(tǒng)為依托，以油田信息化建設需求和科研應用需求為導向，不斷加強檔案的編研開發(fā)能力，不斷提高檔案信息傳輸、交換和資源共享的能力，充分發(fā)揮檔案信息資源的整體效益。

2.3 檔案信息資源建設

1）加強檔案數(shù)據(jù)庫建設；

2）加強電子檔案的移交歸檔；

3）加快二級單位檔案數(shù)字化建設工作；

4）加強檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設；

5）全面實行文件在線歸檔管理；

6）積極推進檔案數(shù)字化進程。

2.4 檔案信息化制度建設

1）加快推進檔案信息化法制建設。根據(jù)股份公司有關(guān)檔案信息化建設的規(guī)范和標準，建立健全電子文件的形成，流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責任追究制度，制定檔案入館及安全管理辦法，保障各項制度的落實。根據(jù)電子文件特點，執(zhí)行相關(guān)技術(shù)標準，規(guī)范電子文件的數(shù)據(jù)格式，實現(xiàn)電子文件、電子檔案的全程管理；

2）完善檔案信息化標準體系。按照檔案信息化管理的有關(guān)要求，制訂、完善檔案信息化標準，采取切實措施進行宣傳與貫徹。要優(yōu)先制訂電子文件歸檔，及數(shù)字檔案館的有關(guān)標準規(guī)范，加快建立健全檔案信息化標準實施機制。已經(jīng)出臺的相關(guān)的公司標準，要認真執(zhí)行，總結(jié)完善。

2.5 檔案信息安全保障體系建設

1）建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制。公司檔案部門要加強對檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；加強檔案部門內(nèi)部局域網(wǎng)身份認證、密鑰管理及加密傳輸?shù)仁侄?，限制檔案數(shù)據(jù)的下載及打印，確保檔案信息網(wǎng)絡傳輸?shù)陌踩?/p>

2）公司檔案部門在開發(fā)利用檔案信息資源工作中，要嚴格遵守相關(guān)的安全保密制度。凡在分公司門戶上提供檔案查詢服務的，要認真采用權(quán)限管理系統(tǒng)、用戶身份認證、信息加密、數(shù)據(jù)備份恢復系統(tǒng)等安全防護措施，確保檔案信息和系統(tǒng)安全，

2.6 檔案信息化人才隊伍建設

1）加強檔案信息化管理人才的引進，加強對信息化人才的信息技術(shù)和知識的培訓。提高檔案人員運用信息技術(shù)的技能，引導檔案人員適應信息化建設要求；

2）堅持檔案專業(yè)技術(shù)管理人員培訓制度，把檔案信息化建設相關(guān)的計算機應用基礎知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識等列入培訓計劃；加強對檔案業(yè)務人員應用新技術(shù)、新設備、新方法的培訓，使業(yè)務人員掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)及技能，形成有創(chuàng)新能力的檔案管理人才隊伍。

2.7 信息化建設工作進展

近兩年來，東北油氣分公司檔案信息化工作為適應公司各項生產(chǎn)經(jīng)營工作的需要，檔案館和二級單位檔案部門配備了基本的現(xiàn)代化設施，檔案管理工作力求在檔案信息化工作上有所突破。檔案館自2008年以來，隨著中石化檔案管理系統(tǒng)的推廣應用，地質(zhì)檔案資料立卷歸檔工作及檔案數(shù)據(jù)庫建設方面取得了長足的進步，建成單井類、科研類、物探類、地質(zhì)類、綜合類等檔案目錄數(shù)據(jù)庫,現(xiàn)有檔案目錄信息20多萬多條，全部貼上標簽條碼，可供檢索查詢，目前各數(shù)據(jù)庫還在不斷的補充完善中。

3 結(jié)論

作為數(shù)字檔案館建設的重要組成部分的檔案信息資源建設，不只是簡單的進行信息資源數(shù)字化館藏，而是要涵蓋檔案資源信息輸入、管理、輸出三部分的數(shù)字化建設工作。所謂檔案資源信息輸入，就是對檔案資料及電子信息的控制和歸檔，包括接收、整理、審核等；所謂管理，就是檔案館內(nèi)各項管理職能活動，包括保管、保護、儲存、統(tǒng)計等;所謂輸出就是檔案信息的提供利用，包括傳遞、發(fā)布、檢索、利用等。

數(shù)字化油田的建設應當要突出油田的主營業(yè)務，要符合勘探開發(fā)、科研生產(chǎn)對檔案資料的總體要求。

地質(zhì)資料清理與數(shù)字化工作相結(jié)合，與研究院及其它科研單位緊密配合，根據(jù)油田生產(chǎn)科研急需確定數(shù)字化內(nèi)容，標準一致，數(shù)據(jù)共享，責任明確，不重復工作。

數(shù)字化建設應考慮保證數(shù)據(jù)資源的完整性、規(guī)范性、正確性；系統(tǒng)的實用性、方便性、靈活性和開放性。

[1]李志青.信息時代的檔案信息化管理工作[J].中國檔案報.

[2]于麗娟.國外數(shù)字檔案館建設概況[J].中國檔案，2003(3).

[3]于麗娟.數(shù)字檔案館及其框架.

TE8

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1674-6708（2011）50-0209-02