王西海

治淮建設項目檔案資料整編問題及解決措施

王西海

水利基本建設項目檔案資料作為工程驗收和保證以后工程安全運行的重要文件，必須確保完整、準確、系統(tǒng)、真實地記錄和反映工程建設的全過程，做到原始資料和實物相符，技術數(shù)據(jù)真實，簽字手續(xù)完備。同時又必須規(guī)范、標準、符合歸檔要求。

筆者先后承擔阜南縣氵蒙洼尾部退堤、氵蒙洼堤防加固征地拆遷、氵蒙洼安全建設、臨淮崗洪水控制工程阜南縣淹沒影響處理等10余處治淮重點工程檔案資料整編工作。在整編治淮工程檔案中發(fā)現(xiàn)，幾乎所有治淮工程原始資料在施工過程中均不同程度存在不準確、不齊全、不規(guī)范等問題，給工程檔案資料整編帶來諸多困難。盡管這些工程檔案資料最終都予以補充完整并通過了有關單位的評審和驗收。但筆者感到，如果在施工階段即控制好檔案質量，整編檔案資料時就不會耗費較大人力、財力進行補救，檔案資料質量也將會大大提高。

一、竣工資料質量存在的問題

治淮工程竣工原始文件因施工管理工作不到位、不規(guī)范造成的質量問題，大體有以下幾種：

1.工程質量驗收簽證資料不齊全

有的簽字手續(xù)不齊全，個別有代簽現(xiàn)象。有的施工單位管理不嚴格，造成原始文件丟失。

2.竣工圖編制不夠規(guī)范

大部分竣工圖系在原施工圖上修改，但修改不規(guī)范，變更說明未標注。有的竣工圖簽字不規(guī)范，有代簽現(xiàn)象。

3.施工驗收原始簽證資料格式不規(guī)范

原始施工驗收簽證資料，因開工前未做統(tǒng)一規(guī)定，施工單位自行其是，資料格式不統(tǒng)一，不規(guī)范，無法統(tǒng)一規(guī)范裝訂組卷。

4.施工原始驗收簽證資料填寫不規(guī)范

原始驗收簽證資料，存在驗收項目有空白欄出現(xiàn)、簽字潦草等現(xiàn)象，個別存在用圓珠筆、鉛筆等不耐久材料書寫現(xiàn)象。

針對上述情況，需要退回原形成單位補做、完善，不符合要求不予接收，盡量保證原始資料質量。

二、存在問題的主要原因

1.檔案意識薄弱

由于對檔案法和水利基本建設項目竣工資料編制質量標準、規(guī)范宣傳學習不深入，造成檔案意識、檔案知識的缺乏。項目法人和施工單位質量管理體系對竣工資料管理不夠重視，缺乏有效控制竣工文件質量的具體措施。

2.合同管理缺失

項目法人與施工單位簽訂的施工合同，對竣工資料的整編責任、內容、深度、要求不明確。

3.業(yè)務水平低下

施工單位作業(yè)層素質低，技術力量薄弱，管理水平差，導致施工過程中產生的竣工原始文件不規(guī)范、質量不高。

4.監(jiān)理把關不嚴

監(jiān)理單位人員特別是施工現(xiàn)場監(jiān)理工程師，有專業(yè)技術而施工管理水平不高，對現(xiàn)場簽證工作把關不嚴。

三、啟示與建議

1.提前介入，同步進行

為確保治淮工程竣工資料收集整理與工程建設同步進行，項目法人應將竣工資料收集整理納入工程建設統(tǒng)一管理，從工程立項開始就明確專門機構及專人負責工程檔案資料的收集、整理和歸檔管理工作。結合工程實際，實行竣工資料編制“三同步”管理制度，即工程立項開工與竣工資料收集同步，工程施工過程與竣工資料形成同步，工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步。檔案人員要始終參與工程建設、竣工驗收的全過程。

項目法人和施工單位在制訂工程進度計劃時，應將每個分部分項工程竣工文件質量檢查工作納入到該項工程單位工程進度計劃，并將其作為重要的網(wǎng)絡節(jié)點來完成。對在整編資料中發(fā)現(xiàn)的“原件不齊全”、“簽證資料不齊全”等問題，要及時研究解決。參建各方都要嚴格執(zhí)行標準，不符合標準的文件要拒收，從源頭保證整編資料的質量。

2.健全制度，合同管理

為保證治淮工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔文件材料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范，項目法人檔案管理部門在工程建設初期，就應結合工程實際，制定相應的工程檔案管理規(guī)定，明確施工、監(jiān)理、項目法人在工程檔案形成過程中各自應承擔的職責。項目法人和監(jiān)理單位在工程開工前，應結合實際，制定和頒發(fā)一整套規(guī)范標準的原始單元工程憑證文件。只有工程建設各階段檔案資料有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內容的準確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術材料記錄齊全、簽署完備，原材料質量保證資料真實可靠，竣工圖與實物相符。

水利基本建設項目實行招投標制度、工程建設監(jiān)理制度，為治淮工程檔案的收集、整理創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境。項目法人檔案管理部門應善于利用招標承包的有利條件，積極參與合同的起草管理工作，把文件材料積累、歸檔工作作為合同的一項重要內容單獨列款，對竣工文件材料歸檔的范圍、竣工驗收時間、竣工資料副本內容、份數(shù)及質量提出明確要求，使參建各方能高度重視工程檔案的歸檔工作。這樣，工程檔案的歸檔工作才能從法律上得到真正保證。此外，還要充分發(fā)揮監(jiān)理單位的監(jiān)督職能，把竣工文件編制的監(jiān)督、審核、驗收工作納入監(jiān)理工程師的技術管理范圍。

3.強化培訓，嚴格把關

由于治淮工程參建各方對工程檔案重要性的認識參差不齊，因此，在工程開工后，項目法人就應高度重視和加強檔案法規(guī)及工程質量標準等基本知識的宣傳教育工作。對建設管理人員、監(jiān)理人員、施工單位人員進行檔案業(yè)務、工程質量標準和施工原始簽證資料操作方法、竣工資料整編、項目驗收基本要求等知識培訓，增強工程項目管理人員、監(jiān)理工程師、施工技術人員、竣工資料整理專業(yè)技術人員檔案意識，使其熟知、掌握檔案業(yè)務和工程質量標準，提高施工管理水平，杜絕施工過程中產生不規(guī)范的原始施工資料和文件。

在竣工驗收階段，項目法人、監(jiān)理要嚴格把好審查驗收關，對各施工單位編制的竣工圖、文字資料、施工報告要進行認真審查，著重檢查隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程設計變更單的落實情況，認真審查竣工圖及文字資料是否完整、準確，簽證是否完備，組卷排列是否合理等等，確?？⒐n案資料在工程項目合同決算時真正發(fā)揮憑證作用，達到收集整理檔案的目的。

治淮項目工程竣工資料整理工作是一項系統(tǒng)工程，是涉及各個專業(yè)技術部門的一項復合型工作。要保證治淮工程竣工檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)、齊全，真實地記錄和反映施工及竣工驗收的全過程，就必須不斷加強項目法人、監(jiān)理和施工單位的管理水平，才能保證治淮項目一流竣工檔案資料的形成

安徽省阜南縣水務局236300）

（專欄編輯：周 權）