中西方的會議文化存在非常大的差異，西方人習(xí)慣在會議上做出決定，而在中國，很多事情通常幾個老板碰一下頭就可以下決定了。我在微載的時候經(jīng)常到美國開會，所謂開會就是由懂行的人來決定。最后由老板來拍板。在會議上要聽到員工、一般管理層的意見，如果沒有反對意見，老板就當(dāng)場拍板。

假設(shè)五個中國人和五個外國人一起開會，你會發(fā)現(xiàn)，只有一個中國人在說話，就是老大在說話；而外國人是五個人都在說話。這樣的溝通方式就有問題，溝通就存在不對稱。這種現(xiàn)象是中西方文化上的差異造成的。中國企業(yè)很多時候從早到晚開會，開得昏天黑地，卻形成不了任何決議。效率不高的原因就是十個人開會只有一個人說，如果是這樣，那九個人就不要來開會，只有一個人來好了。

微軟開會的時候是鼓勵你發(fā)言，不發(fā)言你來開會干什么。在微軟的時候，如果你不發(fā)言大家就很奇怪，但在中國，你發(fā)言就很奇怪，大家會想：老大都沒發(fā)言你發(fā)什么言呢。所以，企業(yè)一定要鼓勵員工在會議上來發(fā)言，誰來鼓勵呢，就是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者。領(lǐng)導(dǎo)者必須來改變這樣的企業(yè)文化，鼓勵員工參與進來。要開好會，就不能只帶著耳朵去，要帶著資料去。會議上要看到數(shù)據(jù)，每個部門都要來講自己的數(shù)據(jù)、意見是怎么樣。在微軟，會議主持人最后一頁PPT都會講下面應(yīng)該怎么做，這樣效率就會高很多。

開會并不需要創(chuàng)新，會議的流程完全可以按照固定的模式來做。只要按照這個模式來做，會議就會很簡單很高效。在微軟的時候，我們開會有個規(guī)定：所有的會議時間都不能超過一個小時。

假設(shè)我們今天要就市場部的一個方案開討論會，那么提出議案的人就是會議的協(xié)調(diào)人，而不是由固定的人如秘書來做協(xié)調(diào)人，他應(yīng)該負責(zé)人員通知哪些人來參與會議，比如總裁要不要來，相關(guān)部門如銷售部、技術(shù)部的人員要不要來。會議必須由他來主持，他要把這個會議的背景、要做什么事情從頭到尾敘述一遍，然后當(dāng)場征詢大家意見，要求各個部門就討論的議題發(fā)表觀點。如果討論完最后大家都認可，這件事情就可以直接決定了，總裁也不需要拍板，只是參與討論。如果大家對某些環(huán)節(jié)有爭議，在不違反原則的前提下，總裁要直接拍板決定。

會議主持人在最后一定會告訴大家一個結(jié)論，接下來的工作應(yīng)該怎么做。如果今天需要總裁最終拍板，那么今天一定要拍板。如果總裁覺得信息不全面，那么就下次會議再來拍板，但必須保證時間節(jié)點。會議會形成執(zhí)行的時間表，某個時間段以后大家要做什么，工作的結(jié)果如何匯總，什么時間再來開會碰頭。這樣分工明確，效率也會很高。

有些會議議程上沒有的話題，在開會的過程中可能會涉及到，但是如果會議決策者覺得很重要，就可以加起來；如果不是很重要，那也可以放一放，減少會議的時間。

會議的決策者必須要有權(quán)威。最終決策者的權(quán)威是非常重要的，沒有決策者的會議都不要開，如果沒有做決定就不叫開會，只是大家在會議室里面聊聊天，做做信息溝通。

有了權(quán)威，會議過程中出現(xiàn)爭議不可怕。會議一定要有爭議，有了爭議才有意義。有的時候，對于比較有爭議的事情，為了會議的有效性，決策人應(yīng)該根據(jù)爭議的焦點來迅速做出判斷，做出一個決定來，決定錯了也沒關(guān)系，有決定比沒決定好。如果主持人沒有辦法來做這個決定，那他就應(yīng)該立刻告訴大家，先不要來爭議，我們下次再來重新討論這個話題，不能使會議無休止地爭議下去。很多中國公司的會議無休止地爭議下去，其實是沒有效果的。爭議是沒有對錯的，很多事情其實無非就是多做一點少做一點，付出一點時間為代價。所以決策者在會議里面扮演著非常重要的角色。(采訪整理 靳志輝)