劉 農 孫 平
摘 要:本文從當前高校后勤財務制度管理存在的現實問題及其危害的分析入手,提出企業(yè)化改制過程中加強高校后勤財務制度建設的建議。并從會計核算制度、預算管理及考核激勵制度、成本管理制度、日常財務管控制度以及財務報告分析制度和審計監(jiān)督制度等六個方面提出了具體的對策建議。
Abstract:This article obtains from the current university rear service financial systems management existence's realistic question and the harm analysis, to propose that in the commercialized remanufacture process strengthens the university rear service financial systems construction the suggestion. And from the accounting system, the budget management and inspected the drive system, the cost management system, the daily financial control system as well as the financial report analysis system and the audit supervision system and so on six aspects put forward the concrete countermeasure proposal.
關鍵詞:后勤 預算 財務 制度 核算
Key words:Rear service budget financial systems calculation
作者簡介:劉農,中國海洋大學后勤集團資產管理中心主任,會計師。孫平,中國海洋大學后勤集團資產管理中心會計,會計師。
【中圖分類號】F27 【文獻標識碼】A 【文章編號】1004-7069(2009)-06-0072-02
后勤企業(yè)化改造已經成為目前國內各高校后勤改革的基本做法。但受傳統(tǒng)事業(yè)單位后勤財務管理體制及觀念的影響,高校后勤企業(yè)化改造過程中出現了財務管理制度與改革目標及業(yè)務特點不配套問題,嚴重影響了后勤公司財務管理工作的效果。本文將針對這一現狀展開深入剖析,并提出我們的對策建議。
一、企業(yè)化進程中高校后勤財務制度管理存在的問題
財務制度是管理者所制定的用來規(guī)范單位內部財務活動、處理財務關系、約束自身理財行為的基本準則和規(guī)范。財務制度的制定是財務管理體制得以構建、財務控制機制得以運行的制度基礎和保障。但由于歷史遺留原因,目前高校后勤財務制度化管理尚存在較多的問題,主要表現為:
1.財務制度不健全。財務管理制度主要還是適應于傳統(tǒng)事業(yè)單位管理體制下的后勤財務管理特征,與已經企業(yè)化改造的現實不相適應。缺少諸如體現成本控制意識的成本費用管理制度、基于預算管理的考核激勵制度和監(jiān)督監(jiān)控制度等;同時,在采購、資金等方面也缺乏科學的制度予以規(guī)范。財務制度的匱乏使得企業(yè)化改造進程中后勤公司財務行為“無法可依”。
2.財務制度“事業(yè)化”?,F存的財務制度基本上是沿襲事業(yè)單位財務制度,與已經企業(yè)化的后勤公司會計核算、財務管理的實際需要不相適應,無法體現企業(yè)化的特點。
3.財務制度執(zhí)行不到位。受事業(yè)單位管理體制的長期影響,后勤公司內部形成復雜的人際關系和利益關系,導致財務制度實際執(zhí)行過程中缺乏嚴肅性,影響制度的執(zhí)行效果。
二、企業(yè)化進程中加強高校后勤財務制度建設的對策建議
(一)建立健全后勤公司的會計核算制度
1.資產、負債、所有者權益核算的改進
對資產來說,其核算內容的完整、詳盡是改進的重點。不僅要正確地核算流動資產,還要科學地核算固定資產、無形資產和遞延資產;不僅要核算資產本身,而且還要完整地核算資產的備抵項目——如折舊、壞賬準備、商品折價準備、固定資產減值準備、投資減值準備;特別需注意的是存貨的核算應采取數量金額式。就負債而言,一方面要對學校與后勤公司之間對原后勤部門歷史上形成的負債,依據其成因與業(yè)務相匹配的原則予以科學地分配的基礎上,后勤公司僅核算其應承擔的部分,另一方面,后勤公司還要準確地核算其存續(xù)期間形成的債務,不僅要準確地核算現實負債,而且要科學的批露或有負債;不僅要核算后勤公司對外的債務,而且要準確地計量內部債務——如預提費用、應付福利費等內容。所有者權益方面,既要核算股本又要嚴格的依據《公司法》和《企業(yè)會計準則》的要求和指導計算“資本公積”、“未分配利潤”,科學地提取“盈余公積”。
2.收入、成本費用、利潤核算的改進
盡管實施了企業(yè)化改造,但某些高校后勤的主要資金來源還是以學校的行政撥款為主,后勤財務報表也在學校合并報表的合并范圍內,為便于學校統(tǒng)計經費的需要,在會計核算上對非法人單位使用事業(yè)單位會計制度,而對于具有獨立法人資格的企業(yè)采用企業(yè)會計制度;在會計核算上的原則上,有的按“收付實現制”,有的按“權責發(fā)生制”。收入、成本、費用的核算隨意性較大,不能真實反映高校后勤的經營成果。
我們認為,對于高校后勤各下屬單位無論是否是獨立的法人實體,都應堅持權責發(fā)生制、配比原則,正確地劃分收益性與資本性支出,正確地核算收入、成本費用及利潤,同時還要保證攤銷政策的科學性和一貫性。其中配比原則即收入與其相關的成本、費用應當相互配比,要求清楚地記錄和反映各類經營活動的收入和成本、費用,從而為配比創(chuàng)造條件,不能混淆各類收入和成本、費用的界限。
(二)建立以預算管理為核心的財務考核激勵制度
為增強企業(yè)化改造后后勤公司經營行為的計劃性和規(guī)范性,必須加強預算管理制度的建設。為使整個預算工作不流于形式,可以在后勤公司內部專設一個預算管理中心,負責組織預算的編制并監(jiān)督實施。它在后勤公司總經理的領導下,組織供、產、銷各方面的經理層及財務經理組成“預算管理委員會”,開展年度預算編制工作。預算具體的編制過程如下:在后勤公司長期戰(zhàn)略指導下和充分考慮市場信息的基礎上,采用零基預算法或績效預算的方法,確定后勤公司整體目標利潤,并測算和分解各下屬企業(yè)的具體預算約束指標,然后由下屬企業(yè)根據各自的實際情況分編各自的預算,即按照目標利潤——銷售——成本——采購——現金流量等環(huán)節(jié)編制其內部的具體預算。財務經理和財務部門要把好預算的編制關,力求預算指標既科學合理,又貼近實際,激勵下屬企業(yè)挖掘自身潛力,努力實現預算目標,為后勤公司整體目標的實現做出應有的貢獻。
財務預算一經確定,在后勤公司內部便具有“法律效力”,各下屬企業(yè)在生產、營銷及相關的各項活動中,要充分考慮財務預算的約束,以財務預算為指導開展經濟活動。
要使預算發(fā)揮其控制激勵的功能,還必須圍繞效益實績,考核預算結果,兌現財務激勵政策。財務部門的決算要和財務預算相銜接,根據各下屬企業(yè)對財務預算的執(zhí)行結果,提出績效考核意見。
(三)建立健全成本費用管理制度
目前,部分改制后的高校后勤公司的成本核算依然存在制度不健全、成本結轉不規(guī)范的問題,并且存在缺乏成本管理目標、沒有嚴格控制費用開支標準、開支過于隨意等成本費用失控問題。
欲解決成本方面的問題,應首先培養(yǎng)企業(yè)全員的成本意識,尤其是后勤公司高層領導和各下屬企業(yè)領導的成本意識。企業(yè)未來的競爭優(yōu)勢主要體現在低成本上,后勤公司應當將成本指標提高到企業(yè)的生死線的高度,通過不斷降低成本實現更高的經濟效益。其次,應強化現行成本管理、成本核算規(guī)章制度的約束力,要強化這方面的執(zhí)行力度,就必須對于擅自擴大成本開支范圍、隨意提高費用開支標準的行為加以批評教育,對有意的人為調節(jié)成本和利潤的行為則應加大處罰力度,堅決扭轉成本失控的現象。再次,應努力提高成本管理的基礎工作,其中尤為重要的是清產核資和摸清家底,為加強日常財務管理,特別是為后勤公司深化改制創(chuàng)造條件。
(四)建立健全各項日常財務管控制度
日常財務管理制度是后勤公司財務管理意志的集中體現,也是對日常經營行為進行指導、約束和規(guī)范的重要手段。結合目前高校后勤公司財務管理存在的突出問題,我們認為,應特別加強以下財務管理制度的建設:
1.資金控制制度
為保證資金安全、提高資金利用效果,有必要在后勤公司內部加強資金管理,集中存放、統(tǒng)籌調度。首先,壓縮銀行帳戶。對各下屬企業(yè)、單位的賬戶進行集中清理,撤銷多余帳戶,保留必要帳戶,以此降低財務成本、提高資金安全性。其次,分戶核算、統(tǒng)一調度。各下屬企業(yè)的資金由后勤公司財務部集中存放,并統(tǒng)一調度、集中支付。實現資金集中管理、統(tǒng)一調度后有利于后勤公司統(tǒng)籌支配有限的資金資源,提高資金利用效率。第三,加強收入管理。
2.采購管理控制制度
目前高校后勤公司下屬單位的采購普遍存在“各自為政”的局面,由此導致相同原材料或產品采購價格不統(tǒng)一、質量優(yōu)劣不等,從而采購成本每月上下波動巨大,難以控制。
采購環(huán)節(jié)上的內部控制應使采購的一切活動(包括訂貨要求的提出和審批、供應商的報價、材料和商品的驗收等),都應嚴格按照生產和銷售的要求進行。對于經常性的材料及商品的采購,后勤公司可采取集中采購的方式。
(五)建立健全財務報告及其分析制度
財務報告制度應包括以下內容:①下屬各企業(yè)都要按月、季、年向后勤公司報送財務會計報表,并保證其真實性、合法性和完整性。②各下屬企業(yè)要隨報表編寫財務報告說明書,尤其是對一些日后事項、或有負債、或有損失等,都要向后勤公司詳細說明原因。
財務分析制度應包括以下內容:每月由后勤公司財務部經理開展財務分析工作,主要分析:①各部門及下屬單位預算執(zhí)行情況;②后勤公司整體財務結構及其變動趨勢;③各部門及下屬單位各項成本費用結構及變動趨勢;④各部門及下屬單位各項費用開支的合法性、合規(guī)性以及效率性。每月召開“后勤公司財務分析工作會”。總經理、各部門及下屬單位負責人、后勤公司財務經理列席會議。由財務經理公布上月財務分析結果,與會人員公開討論,總結經驗教訓、明確責任。對預算執(zhí)行較好、費用控制得力的部門和單位進行公開表彰,并將此作為各部門及下屬單位及其負責人年度考核、獎懲的依據之一;對預算執(zhí)行不好,費用控制不當的部門和單位進行批評、指導,并將此作為各部門及下屬單位及其負責人年度考核、獎懲的依據之一。
(六)建立健全審計監(jiān)督制度
在后勤企業(yè)化化的進程中除了建立財務部門自身的監(jiān)控審核制度外,還應強化內部審計制度。高校后勤公司應成立自己的內部審計部門,建立健全各項審計制度及規(guī)范審計流程,定期或不定期的對高校后勤各個實體的財務收支情況、經營目標完成情況和經濟管理情況進行審計監(jiān)督;建立企業(yè)經營業(yè)績考核制度和決策失誤追究制度,實行企業(yè)領導人員任期經濟責任審計,凡是因違規(guī)違法等人為因素給企業(yè)造成重大損失的,要依法追究其責任,并不得繼續(xù)擔任領導職務;對違反財務法規(guī)或財經紀律的企業(yè)領導人員和財務人員要視情節(jié)輕重分別給予經濟處分和行政處分。。
三、小結
以上,本文從當前高校后勤財務制度管理存在的現實問題及其危害的分析入手,提出企業(yè)化改制過程中加強高校后勤財務制度建設的建議。并從會計核算制度、預算管理及考核激勵制度、成本管理制度、日常財務管控制度以及財務報告分析制度和審計監(jiān)督制度等六個方面提出了具體的對策建議??梢韵嘈?,經過長期制度化管理的推進,制度將逐漸上升為后勤公司的一種習慣和文化,從根本上提升企業(yè)化背景下高校后勤財務管理效果。
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