張玉瑛　陳　瀟

摘要：本文主要討論了檔案信息資源網(wǎng)絡建設的主要途徑。首先要求各級各類檔案館做好館藏檔案的數(shù)字化和現(xiàn)行電子文件的收集；其次在采集檔案信息進入數(shù)據(jù)庫時要堅持保密原則和人文關懷；最后應成立相應的組織協(xié)調(diào)機構，制定規(guī)范，建立全國檔案信息網(wǎng)，打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用時的地域局限和場所局限，實現(xiàn)任何人都有可能在電腦前查閱所需檔案的美好愿景。

關鍵詞：檔案信息；網(wǎng)絡；建設

中圖分類號：G27 文獻標志碼：A文章編號：1002—2589（2009）4—132—01

一、檔案的數(shù)字化

建設檔案信息資源網(wǎng)絡首先是各級各類檔案館要對館藏檔案進行數(shù)字化。所謂館藏檔案的數(shù)字化，是指將傳統(tǒng)

的紙質(zhì)檔案、圖表、照片、實物等通過掃描儀、數(shù)碼相機等設備轉換成計算機可以識別和處理的數(shù)字化信息，經(jīng)過整理和組織，存儲在數(shù)據(jù)庫里，以達到快速檢索、提高檔案信息利用率和提供檔案信息遠程服務的目的。數(shù)字化工作可以分步進行：（1）首先將利用率最高的檔案數(shù)字化；（2）重點進行特色檔案的數(shù)字化；（3）選擇珍貴檔案和價值高的檔案數(shù)字化，如可以先從歷史檔案和永久保存的檔案做起；（4）短期保管的檔案沒有必要掃描全文，目錄進入數(shù)據(jù)庫即可。數(shù)字化的過程中要注意對檔案的保護，有些歷史檔案年代久遠，紙張已經(jīng)發(fā)脆、破損，應先進行裱糊然后再數(shù)字化。

不容忽視的是更要做好現(xiàn)行電子文件的收集。隨著辦公自動化技術的擴展和提高，電子文件越來越多，做好收集工作應該做到：（1）制定電子文件歸檔細則和管理規(guī)范，指導電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用；（2）組織技術力量開發(fā)軟件，使產(chǎn)生于不同平臺和數(shù)據(jù)庫的電子檔案能按要求及時歸檔；（3）密切關注電子文件的形成和積累，在收集紙質(zhì)檔案時注意把未進入辦公自動化系統(tǒng)的電子文件收集起來 ；（4）把收集來的電子文件按統(tǒng)一格式轉換成數(shù)據(jù)，與館藏檔案數(shù)字化融為一體。

二、信息的采集

各檔案館把數(shù)字化后的檔案信息采集進數(shù)據(jù)庫是建設檔案信息資源網(wǎng)絡的重要環(huán)節(jié)。采集檔案信息時要非常慎重，因為檔案作為社會各項實踐活動的原始記錄，其內(nèi)容涉及到政治、經(jīng)濟、軍事、科技、文化等各個領域，其中必然包含保密和限制使用、不宜向社會廣泛開放的內(nèi)容。采集時一定要遵守檔案的保密原則和國家關于檔案開放的法律法規(guī)，屬于國家秘密、科研秘密和商業(yè)秘密等的檔案信息不能進入數(shù)據(jù)庫。除此之外，涉及個人隱私以及其他不適合公開（如個人受處分材料）的檔案信息也不應該上網(wǎng)，以充分體現(xiàn)網(wǎng)絡環(huán)境下的人文關懷。

三、建立全國檔案信息網(wǎng)

檔案信息資源網(wǎng)絡是指將處于不同地理位置、存儲于不同檔案機構中的信息，通過不同方式連接起來并加以利用，用以建立網(wǎng)絡中檔案信息資源共享的系統(tǒng)。實行如此浩大的工程，必然面臨諸多困難。首先，要有國家主管單位組織承辦或委托某個單位組織承辦，并爭取相當數(shù)量的資金、技術力量，成立檔案信息資源網(wǎng)絡建設協(xié)調(diào)機構，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標準，開發(fā)高質(zhì)量的應用軟件，集中人力和資金將各級各類檔案館各自的數(shù)據(jù)庫鏈接起來，建立大型的檔案目錄、全文數(shù)據(jù)庫，建立功能齊全的網(wǎng)上檔案檢索系統(tǒng)和有獨立地域名的搜索引擎，使利用者能夠通過主題、年份、作者、人名等關鍵詞迅速查到檔案并能直接在網(wǎng)上閱讀全文和下載，同時了解其檔案的收藏地。這樣，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案利用時的地域局限和場所局限就被打破，任何人都有可能在電腦前查閱所需檔案，從而大大節(jié)省了時間和精力，也提高了檔案的利用率。當然，還需要建立專業(yè)的維護團隊，長期更新、整理和發(fā)布全國檔案信息，維持系統(tǒng)的權威性、實效性。

關于這種系統(tǒng)，中國期刊網(wǎng)提供了較為成功的范例，全國檔案信息網(wǎng)應該借鑒該網(wǎng)站的成功經(jīng)驗。由于檔案不可估量的價值和獨有的特殊性，也可以借鑒中國期刊網(wǎng)采取ID收費注冊的方式，對查閱歷史檔案、重大事件檔案和珍貴檔案等實行收費。由于有了這樣的全國檔案信息網(wǎng)，也就有了較為集中的信息發(fā)布地，因而一些重要檔案的收藏或公開信息的發(fā)布就有了較為廣泛的渠道，從另一方面大大提高了檔案的社會認知程度。

建設檔案信息資源網(wǎng)絡是一項規(guī)模浩大、困難重重的工程，它需要主管部門的支持和各級各類檔案館的大力配合。面對社會大眾對檔案信息的廣泛需求和此項工作的重要意義，相關工作者應該積極地行動起來，為建設檔案信息資源網(wǎng)絡添磚加瓦。

參考文獻：

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（責任編輯/張一寧）