《中華人民共和國政府信息公開條例》于2008年5月1日起施行。條例對政府信息公開的范圍和主體、方式和程序、監(jiān)督和保障等內(nèi)容作出了具體規(guī)定?，F(xiàn)行文件是政府機構正在執(zhí)行、發(fā)揮現(xiàn)行作用的文件。作為政府信息公開的一種重要形式，《中華人民共和國政府信息公開條例》為現(xiàn)行文件服務提供了政策依據(jù)和法律保障。同時也對現(xiàn)行文件提出了更高和更規(guī)范的要求。因此，根據(jù)政府信息公開的要求，有必要對現(xiàn)行文件服務進行重新定位，以更好地保障公民的知情權，有效解決政府與公民信息不對稱的問題，并讓公民有機會監(jiān)督文件執(zhí)行機關的執(zhí)行情況。

一、現(xiàn)行文件的服務主體要求定位

現(xiàn)行文件的服務主體就是對公眾提供現(xiàn)行文件服務的部門或機構?，F(xiàn)行文件服務主體選擇學者們做過很多理論探討：檔案館、文件中心、機關檔案室、圖書館、政府行政服務中心等等，且都做了充分的理論分析。經(jīng)過多年的發(fā)展實踐，檔案館目前已成為我國現(xiàn)行文件服務的主陣地?！墩畔⒐_條例》第16條明確規(guī)定：各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所，并配備相應的設施、設備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利。這也從法律上確立了檔案機構承擔現(xiàn)行文件服務的主體地位。就目前來看，檔案館充當現(xiàn)行文件服務主體客觀上仍有較強優(yōu)勢：（1）檔案作為政府信息的組成部分，檔案館本身就是政府信息公開的一個重要場所，檔案館同時提供現(xiàn)行文件與檔案兩種形式的服務，相得益彰；（2）檔案館作為現(xiàn)行文件的最終歸宿，不用考慮其將來的處置問題；（3）檔案館的權威性、穩(wěn)定性等與上述其他機構相比有較強優(yōu)勢；（4）檔案館充當現(xiàn)行服務主體，國家不用增設新的機構和增加新的職位，符合精減機構的原則。主觀上是與檔案館主動要求拓展和延伸其職能分不開的，檔案館希望利用業(yè)務優(yōu)勢（檔案館與各職能部門已經(jīng)建立了密切的聯(lián)系，業(yè)務相對熟悉），擴大其服務范圍，況且現(xiàn)行文件與檔案的移交本質上只是時間的錯位。公眾對現(xiàn)行文件有需求，政府對現(xiàn)行文件開放有設想，檔案館對現(xiàn)行文件有主動承擔服務的愿望和要求，也有政府信息服務的基礎和條件。在不增加國家財力、物力的情況下檔案館拓展了政府信息服務的職能，無疑很有意義。

然而，條例的實施將對現(xiàn)行文件的服務主體提出更高的要求。根據(jù)政府信息公開的要求，檔案館現(xiàn)有狀況開展現(xiàn)行文件服務，離目標的實現(xiàn)還有一定差距，其服務效果將面臨以下條件的制約：（1）檔案館慣用的服務方式和手段將影響公眾對現(xiàn)行文件的利用熱情。事實上政府信息公開是一種開放式的、全面的、手段多樣的信息服務。檔案館經(jīng)過多年的發(fā)展，在檔案信息服務上取得了一定的成績，但目前仍沒有擺脫檔案館對檔案“重藏輕用”的事實，檔案館對檔案利用者的詳細審查和繁瑣的利用流程仍會讓現(xiàn)行文件利用者心有余悸。（2）檔案館工作人員現(xiàn)有的業(yè)務能力和業(yè)務水平，對現(xiàn)行文件的收集、整理和利用不可能完全脫離檔案管理的痕跡；也不可能給公眾就現(xiàn)行文件的相關內(nèi)容作出滿意的解釋和答疑。（3）檔案工作人員的服務意識在短期內(nèi)很難有質的飛躍，影響公眾對政府信息獲取效果。（4）檔案館的現(xiàn)行文件服務場所也容易讓公眾望而怯步。因為“局館合一”的辦公需要，檔案館一般設立在政府或黨委辦公大樓；還有因檔案安全的需要，檔案館一部分設立在遠離市中心的場所。這就從心理上給公眾制造一定的障礙，影響公眾對現(xiàn)行文件的獲取。（5）現(xiàn)行文件的網(wǎng)絡化建設是由檔案館完成還是文件形成主體完成？目前也尚無定論，也沒有很好銜接，這樣容易使現(xiàn)行文件服務主體和現(xiàn)行文件形成主體互相推諉或重復建設，影響公民對現(xiàn)行文件的網(wǎng)絡獲取。要真正實現(xiàn)政府信息公開的目的，對檔案館來說，任重而道遠：在現(xiàn)行文件服務、觀念、服務手段和服務方式上，需要大的變革和調(diào)整，才能讓現(xiàn)行文件服務真正貫徹落實。

二、現(xiàn)行文件的服務客體要求定位

現(xiàn)行文件的服務客體就是對公眾提供的現(xiàn)行文件。作為政府信息主動公開的一種重要形式，現(xiàn)行文件內(nèi)容涉及社會領域的各個方面，與公眾聯(lián)系密切，同時也是公眾了解和監(jiān)督政府的重要渠道。為了達到政府信息公開服務的目的，滿足社會各方面的需要，現(xiàn)行文件服務客體必須符合以下要求：（1）數(shù)量齊全。現(xiàn)行文件服務要防止一般信息供給高度重復和高度缺失的局面。凡是正在發(fā)生作用，符合政府信息主動公開的文件，服務主體基本都要收集齊全。如正在生效的政策、法律法規(guī)文件（俗稱“黑頭”文件）和行政機關制定并公布的對公民、法人和其他組織具有普遍約束力的正式文件（俗稱紅頭文件）服務主體都應該收集齊全。還有《政府信息公開條例》規(guī)定各級政府重點公開的其他信息。（2）注意時效?，F(xiàn)行文件服務部門應該把政府部門發(fā)布的法規(guī)性文件、政策性文件以及一些約束性文件及時向公民提供服務?！墩畔⒐_條例》第18條規(guī)定：“屬于主動公開范圍的政府信息，應當自該政府信息形成或者變更之日起20個工作日內(nèi)予以公開。”事實上這是對將來形成的政府信息提出的要求；對已經(jīng)形成并仍發(fā)揮現(xiàn)行作用的文件未做具體規(guī)定。根據(jù)現(xiàn)行文件形成時間的差異性及執(zhí)行時效的特殊性，收集時間應有個界定。（3）注意更新。一些失去現(xiàn)行作用的文件或失效的文件服務機構應及時撤除，整理歸檔，并作為檔案提供利用服務。

三、現(xiàn)行文件的來源定位

《政府信息公開條例》形成前，因沒有法規(guī)的制約，現(xiàn)行文件服務機構沒有穩(wěn)定的信息源，且信息內(nèi)容和質量都得不到保障，很難滿足社會各界的利用需求，影響公眾的利用效果。《政府信息公開條例》明確規(guī)定：行政機關應當及時向國家檔案館、公共圖書館提供主動公開的政府信息。條例實施后，因有國家法規(guī)對政府機構加以約束，現(xiàn)行文件的收集將會更加有效，解決了信息來源不穩(wěn)定的難題。對于現(xiàn)行文件的來源定位，筆者認為文件形成機關即為來源主體。原因如下：（1）可以對文件的源頭進行控制，防止現(xiàn)行文件的重復收集。不管現(xiàn)行文件的執(zhí)行主體有多少，但文件的形成單位基本只有一個，這樣從源頭上對文件進行了多頭控制。（2）現(xiàn)行文件的形成機構對文件形成的過程等比較清楚，是否涉密或公開，政策把握比較精準。文件形成單位對文件保密與否進行了審查和把關單位，解決了文件服務機構對現(xiàn)行文件審查的難題。（3）能讓公眾有機會第一時間獲取政府信息，有效監(jiān)督執(zhí)行機構執(zhí)行文件。

當然，一些國家的政策性文件或法規(guī)性文件，一般都公布在相關出版物上，如出版成冊的政策匯編或黨報黨刊上，或獨立出版相應的法律條文文本。對于地方各級現(xiàn)行文件服務機構，除了接收同級各類現(xiàn)行文件外，需要主動去收集國家政策、法律、法規(guī)等文件資料。

四、現(xiàn)行文件服務方式定位

在以往信息渠道不通暢的情況下，有些地方執(zhí)行部門不僅不公開政府信息，甚至對信息進行封鎖，公眾因此無法對相關執(zhí)行機構進行有效監(jiān)督，對執(zhí)行層執(zhí)行不力的狀況不能制約。通過開展現(xiàn)行文件服務能有效解決上述問題。然而，政府信息公開條例的實施將對現(xiàn)行文件服務提出更高的要求。作為一個對公眾提供政府信息服務的專門機構，現(xiàn)行文件服務機構應該符合政府信息公開的要求，提供一種開放、全面、簡單、方便、高效的信息服務。通過現(xiàn)行文件服務，公眾一方面有機會解讀各種國家大政、方針、政策，及時了解“國家大事”，這既保障了其知情權，又能提高其參與國家事務的能力和水平。另一方面與紅頭文件“親密”接觸，公眾既可以提高自己的政策水平，也可監(jiān)督文件執(zhí)行者的執(zhí)行情況，同時也能約束自己對社會發(fā)展不利的行為。

服務人員應加強服務意識的培養(yǎng)，實現(xiàn)自己從管理者到服務者的徹底轉變。因為提供信息服務的積極性、主動性和高度的熱情要有很強的服務意識才能實現(xiàn)，因此服務意識必須作為工作人員的基本素質要求加以重視。在服務方式上，作為政府信息主動公開的一種形式，在現(xiàn)行文件服務場所的所有文件，都應該無條件向公眾全方位開放，并取消公眾的身份限制和繁雜的利用程序。

現(xiàn)行文件來源廣，內(nèi)容分散，各行政機關提供的信息目錄分散且不能與文件內(nèi)容同步提供，不能滿足公眾快速查詢的要求，如果要提高現(xiàn)行文件的服務效果，服務機構應對現(xiàn)行文件加以分類整理后開展服務?，F(xiàn)行文件整理前服務機構應與公眾進行溝通和交流，采取調(diào)查、公眾的意見反饋方式征求公眾的意見，切不能主觀臆斷。對現(xiàn)行文件進行分類整理時，可以采用多種主題服務：如按現(xiàn)行文件級別劃分，可以分為國家文件和地方文件；按現(xiàn)行文件的類型劃分為政策類文件、法律法規(guī)文件和其他部門文件；按公眾的利用需要劃分為相應主題，如國家事務、城市建設、政治、生育、戶籍、教育、就業(yè)、醫(yī)療、社保、房產(chǎn)等等。另外可根據(jù)現(xiàn)行文件的利用重點進行更為細致的分類整理。

行政機關雖然將主動公開的政府信息要通過政府公報、政府網(wǎng)站、新聞發(fā)布會以及報刊、廣播、電視等便于公眾知曉的方式公開。隨著網(wǎng)絡化在中國的普及，在統(tǒng)一的政府門戶網(wǎng)站上提供現(xiàn)行文件服務也將成為提供的主要形式，現(xiàn)行文件服務中心可能會退出歷史舞臺。然而，就我國現(xiàn)狀來看，由相應機構在固定場所集中統(tǒng)一各行政機構的現(xiàn)行文件，為公眾提供現(xiàn)行文件服務，不僅是可行的，而且是必要的。隨著《政府信息公開條例》的正式實施，提供高效的、形式規(guī)范的、內(nèi)容齊全的、信息獲取快捷方便的現(xiàn)行文件服務既是政府信息公開的要求，也是公眾的期待。

（作者單位：中國人民大學信息資源管理學院）