長(zhǎng)期以來(lái)，檔案學(xué)界對(duì)“案卷”定義探討不輟，并隨著檔案工作實(shí)踐和理論的不斷豐富和發(fā)展，人們對(duì)檔案工作客觀規(guī)律的認(rèn)識(shí)不斷深化，探討也逐步深入并形成了一定的共識(shí)?！鞍妇怼笔莻鹘y(tǒng)檔案管理模式下的一個(gè)重要概念，它有利于反映工作活動(dòng)的來(lái)龍去脈和歷史事實(shí)，也便于管理和查找利用、保護(hù)文件。因此，“案卷”成為文件材料歸檔，檔案交接、統(tǒng)計(jì)和檢索的基本單位之一?！傲⒕怼彪S之成為檔案形成、運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中一個(gè)必不可少的重要環(huán)節(jié)。

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，“案卷”的存在是必要的。但是，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸深入文書處理、檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理進(jìn)入現(xiàn)代管理模式，一個(gè)突出的趨勢(shì)就是“案卷”概念的逐步淡化。本文對(duì)此談幾點(diǎn)淺見(jiàn)陋識(shí)，意在拋磚引玉，望同行賜教。

一、案卷定義的類型及其特點(diǎn)

根據(jù)目前流行的案卷定義，大體可以分為如下四類。

（一）公文型。公文型的案卷定義是一種解釋性定義，即以“屬概念＋種差”的方法給案卷定義，以力求突出特征和文字簡(jiǎn)明。如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（ＧＢ／Ｔ11822－2000）將案卷定義為“由互相聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位”。

（二）教材型。教材型的案卷定義多為揭示性定義，即通過(guò)說(shuō)明組卷的方法和案卷的成分、功能等來(lái)給案卷定義，以力求全面準(zhǔn)確和表述完整。王傳宇主編的《科技檔案管理學(xué)》和馮惠玲主編的《檔案管理學(xué)》可為代表。前書定義是：“案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系、價(jià)值相同、密級(jí)相同的科技文件的最小集合體”。后書定義是：“案卷是檔案基本的個(gè)體保管單位，是由若干互有聯(lián)系的文件構(gòu)成的組合體?！?/p>

（三）辭書型。辭書型的案卷定義多為描述性定義，即用陳說(shuō)案卷構(gòu)成條件和形成過(guò)程的方法給案卷定義，以力求通俗易懂和表述清楚。中國(guó)檔案出版社出版的《最新檔案工作實(shí)務(wù)》（陳兆■、沈正樂(lè)主編）將案卷定義為：“案卷是按照一定的主題等內(nèi)部特征和外部特征編立的、具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。它既是檔案的保管單位，也是檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)和一般檢索的基本單位之一?！薄稒n案管理小百科》對(duì)案卷定義是“案卷，經(jīng)系統(tǒng)整理的、反映某一或某幾個(gè)有關(guān)事案、有保存價(jià)值和相關(guān)聯(lián)系的辦畢文書材料集合體。它是檔案最基本的保管和統(tǒng)計(jì)單位，是文書工作中文書立卷程序的工作結(jié)果?！?/p>

（四）論文型。論文型的案卷定義多為實(shí)用性定義，即方法靈活，不拘一格，往往視主旨表達(dá)需要而定，以力求突出創(chuàng)意和獨(dú)特新穎。如馮漢國(guó)的《也談“案卷”和“保管單位”概念》；“案卷是一組具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體，它是組成檔案全宗的基本單元，是檔案部門直接管理的對(duì)象?！?/p>

一個(gè)完整的案卷通常是由以下幾部分構(gòu)成的：（一）一組互有聯(lián)系的文件集合體。這些集合體是依據(jù)文件的各種相關(guān)特征分類并組合在一起的若干份文件材料，這是一個(gè)案卷的核心部分。（二）包裝材料。包裝材料主要包括卷皮、卷夾、檔案袋、檔案盒等，及其所著錄的檔號(hào)、全宗名稱、類目名稱、案卷題名、年度、保管期限、頁(yè)（件）數(shù)等項(xiàng)目。（三）卷內(nèi)文件目錄。（四）卷內(nèi)文件備考表。

案卷是指一組具有有機(jī)聯(lián)系的文件的集合體。為方便保管起見(jiàn)，同一案卷中的文件應(yīng)具有相同的密級(jí)和保管期限，并在一定數(shù)量范圍內(nèi)，由檔案部門提供的標(biāo)準(zhǔn)的保管單位——卷、冊(cè)、袋、盒來(lái)組織。案卷的基本含義如下：

（1）案卷必須是一組具有有機(jī)聯(lián)系的文件材料。它們之間有著密切聯(lián)系，共同記載和反映著某項(xiàng)活動(dòng)中的某個(gè)事件，比如一項(xiàng)決策、一個(gè)科技項(xiàng)目等。

（2）案卷內(nèi)的文件數(shù)量要適當(dāng)，以方便保管和利用為宜。具有有機(jī)聯(lián)系的文件材料的數(shù)量可能很多，比如一項(xiàng)建筑工程，其科技文件可達(dá)上萬(wàn)份，將它們?nèi)拷M織在一個(gè)案卷里，既不便保管，又不便利用。因此，可以按其內(nèi)部的有機(jī)聯(lián)系，將它們分別組成若干卷保存，既不割裂其有機(jī)聯(lián)系，又方便保管和利用。

（3）案卷內(nèi)文件的密級(jí)和保管期限應(yīng)當(dāng)一致。一般來(lái)講，一組具有有機(jī)聯(lián)系的文件材料的集合體具有相同的密級(jí)和價(jià)值，但由于密級(jí)、保管期限與保持有機(jī)聯(lián)系三者的立足點(diǎn)不同，很可能產(chǎn)生不一致的后果。這時(shí)，應(yīng)從保持有機(jī)聯(lián)系為主予以考慮。即如果密級(jí)、保管期限不同，分開(kāi)來(lái)仍不失去其有機(jī)聯(lián)系，則可以分別組成案卷；如果不便不分開(kāi)，則案卷的保管期限就長(zhǎng)，密級(jí)就高，以確保利用的安全性。

（4）為便于保管和提供利用，案卷應(yīng)力求整齊、美觀、安全、耐用。案卷是文件材料歸檔的基本單位，又是檔案工作的基礎(chǔ)對(duì)象，只有提供標(biāo)準(zhǔn)的裝具——卷、冊(cè)、袋、盒，才能保持檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)劃一和整齊排列，為保管利用奠定良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此，案卷不僅有標(biāo)準(zhǔn)意義的內(nèi)涵，還要有統(tǒng)一的外觀，以方便管理和利用。

二、信息技術(shù)條件下“案卷”概念的淡化

20世紀(jì)末以來(lái)，信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，對(duì)檔案工作提出了更高的要求，信息化為檔案事業(yè)發(fā)展帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇。

現(xiàn)代檔案管理模式的基本特點(diǎn)是利用計(jì)算機(jī)的快速處理、大規(guī)模存儲(chǔ)以及遠(yuǎn)距離傳輸技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理。具體包括檔案的自動(dòng)著錄、自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)編制檔案目錄索引和各種檢索工具、檔案自動(dòng)借閱管理、檔案的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、檔案信息檢索傳輸網(wǎng)絡(luò)、檔案保管環(huán)境的監(jiān)測(cè)和自動(dòng)控制等。具體來(lái)說(shuō)分三個(gè)階段，當(dāng)前，檔案自動(dòng)化管理的工作重點(diǎn)是采用標(biāo)準(zhǔn)目錄處理手段和一般計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)編目和聯(lián)機(jī)題錄信息檢索，即目錄檢索階段。第二階段是實(shí)現(xiàn)以采用全息攝影技術(shù)、縮微攝影技術(shù)、光盤技術(shù)來(lái)存貯和檢索檔案原文信息的檔案全文自動(dòng)檢索。第三階段是采用智能處理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)著錄標(biāo)引、檔案信息自動(dòng)分類歸納，并帶有自動(dòng)糾錯(cuò)和語(yǔ)義分析功能，從而進(jìn)入智能檢索階段。

現(xiàn)代檔案管理模式下檔案管理的三個(gè)不同階段一個(gè)突出的趨勢(shì)就是“案卷”概念的逐步淡化，直到最后消失。這是因?yàn)樵诂F(xiàn)代檔案管理模式下，計(jì)算機(jī)對(duì)檔案的管理是可以忽略“案卷”而直接深入到文件級(jí)的，由于計(jì)算機(jī)的高速處理功能，絲毫不會(huì)影響檔案的保管、檢索和利用。當(dāng)然，檔案利用時(shí)可以根據(jù)利用者的實(shí)際需求形成各種各樣的虛擬案卷，這實(shí)際上是一組文件信息集合，并不是傳統(tǒng)檔案管理模式下的“案卷”。檔案管理從傳統(tǒng)模式下的二級(jí)管理：案卷——文件，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代模式下的一級(jí)管理：文件。文件成為檔案的基本保管單位，其原因：

1、“案卷”的存在不利于卷內(nèi)文件和卷際文件之間的靈活調(diào)整?！鞍妇怼毙纬珊螅ㄟ^(guò)卷皮、卷內(nèi)目錄、頁(yè)號(hào)、備考表把案卷組合成一個(gè)不可分割的整體。可是我們?cè)跈n案運(yùn)作過(guò)程中卻經(jīng)常碰到要求文件調(diào)整的情況，如批復(fù)的插入，不需保存文件的剔除等，“案卷”的存在會(huì)使這些操作非常棘手。如果檔案的基本保管單位由案卷變?yōu)槲募@些便不成問(wèn)題。不只是檔案實(shí)體管理時(shí)是這樣，在計(jì)算機(jī)處理檔案信息時(shí)，文件的這一優(yōu)勢(shì)會(huì)體現(xiàn)的更加明顯。我們不再需要進(jìn)行檔案的案卷級(jí)著錄，直接進(jìn)行文件級(jí)著錄，利用計(jì)算機(jī)的高速檢索功能，瞬間計(jì)算機(jī)便會(huì)為我們提供所需要的文件，并可進(jìn)行多種搭配組合。

2、“案卷”的取消有利于檔案的利用?！拔募贝妗鞍妇怼背蔀闄n案的基本保管單位后，大大方便了檔案的外借、復(fù)印以及掃描。當(dāng)然，對(duì)于已經(jīng)形成案卷的檔案，我們沒(méi)有必要把它們重新分成單份文件，這樣既不可能，也不現(xiàn)實(shí)。現(xiàn)實(shí)意義是我們應(yīng)該考慮到未來(lái)的發(fā)展需要，擺脫一些在傳統(tǒng)檔案管理模式下所形成的思維方式及工作方法，采取有利于檔案現(xiàn)代化管理的工作手段。

3、案卷題名不能完全反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。檔案工作者都知道擬寫案卷題名是一件比較困難的事情：字?jǐn)?shù)不能超過(guò)五十，且題名要盡可能涵蓋卷內(nèi)文件的內(nèi)容，即案卷題名的內(nèi)涵盡可能等于卷內(nèi)文件的外延。因此，從理論上說(shuō)，卷內(nèi)文件越少，案卷題名越容易擬寫，也越確切。檔案人員為了題名確切，就大量立薄卷甚至超薄卷，那么我們?yōu)槭裁床荒苋∠妇恚苯右晕募鳛闄n案的基本保管單位呢？況且，在現(xiàn)代檔案管理模式下，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為我們提供了強(qiáng)大的支持手段。

4、“案卷”的取消有利于減少工作量。案卷的存在有它歷史的必然性，體現(xiàn)了劃大為小、分而治之的明智思想，也符合辯證法。但在當(dāng)前的計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持之下，檔案管理的手段已發(fā)生了天翻地覆的變化，“案卷”原來(lái)的優(yōu)勢(shì)就變得無(wú)足輕重了。它雖然有利于反映工作活動(dòng)的來(lái)龍去脈和歷史事實(shí)，但這種反映是刻板的、不靈活的。而利用計(jì)算機(jī)，則可以根據(jù)利用者的需求形成各種各樣的虛擬案卷、各種各樣的信息組合。在傳統(tǒng)檔案管理模式之下，“案卷”的存在便于管理和查找利用文件；在現(xiàn)代檔案管理模式之下，“案卷”卻處于一個(gè)不得不被照顧的尷尬處境：檔案著錄時(shí)，先進(jìn)行案卷級(jí)著錄，再進(jìn)行文件級(jí)著錄，查找檔案時(shí)，先查案卷，再查文件。其實(shí)，我們本可以只進(jìn)行文件級(jí)著錄，同樣可以達(dá)到我們的目的。加上組卷時(shí)填寫卷皮、卷內(nèi)目錄、備考表，編頁(yè)碼，擬寫題名，裝訂，這些本可忽略的手續(xù)造成了多大的人力浪費(fèi)。

5、“案卷”不適應(yīng)檔案文件材料的新載體?！鞍妇怼笔羌堎|(zhì)文件一統(tǒng)天下時(shí)的產(chǎn)物，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的新載體不斷出現(xiàn)，從最初的照片檔案、音像檔案到現(xiàn)在的電子檔案，“案卷”這一概念越來(lái)越不能涵蓋這些新類型的檔案。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，同一活動(dòng)中所產(chǎn)生的、具有有機(jī)聯(lián)系的幾種檔案，僅僅因?yàn)檩d體不同，已經(jīng)避免不了被分開(kāi)保存的命運(yùn)，“案卷”的地位在此已受到了動(dòng)搖。在現(xiàn)代檔案管理模式下，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，“文件”代替“案卷”成為檔案的基本保管單位，使不同載體的檔案轉(zhuǎn)化為同一載體的檔案成為可能。利用多媒體技術(shù)，可以把不同載體類型的檔案，如圖形、圖象、聲音、文字等轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的數(shù)字信息，存儲(chǔ)在磁盤或光盤上，從而實(shí)現(xiàn)信息載體的一致性，方便檔案的保管利用。再者，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，無(wú)紙辦公的實(shí)現(xiàn)，所有文件將會(huì)在網(wǎng)上傳輸，這些網(wǎng)上文件的收集、保管、利用，顯然“案卷”也力不從心，卻為實(shí)現(xiàn)檔案的文件級(jí)管理提供了非常方便的條件。

“案卷”和“文件”的這種角色轉(zhuǎn)變關(guān)系，是和“案卷”的自身特點(diǎn)和現(xiàn)代檔案管理所取得的新成就有著極為密切的關(guān)系。在檔案管理走向現(xiàn)代化的過(guò)程中，“案卷”由原來(lái)所起到的不可替代的作用逐漸變?yōu)橹萍s現(xiàn)代檔案管理發(fā)展步伐的消極作用。因此，“案卷”概念的逐步淡化，最終成為一個(gè)歷史概念的結(jié)局是不可避免的。而“文件”取代“案卷”成為檔案的基本保管單位，卻符合檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。

（作者單位：江蘇省徐州發(fā)電廠）